1. Les outils en ligne de Microsoft : Office Online et OneDrive

Les outils en ligne offrent la possibilité de travailler de n’importe quel appareil informatique (ordinateur, tablette ou smartphone) et de retrouver ses données où que l’on soit. La bureautique n’échappe pas à cette pratique bien utile et aujourd’hui, je vous présente les outils en ligne de Microsoft afin de vous permettre de produire vos documents de n’importe où, quel que soient les logiciels installés sur l’ordinateur.

1. Les logiciels de bureautique

1.1 Le principe des applications en ligne ou cloud

Pour commencer ce tutoriel, il est important de bien comprendre ce que sont les outils en ligne. Le principe est appelé cloud computing et son fonctionnement est basé sur le fait que vos documents ne sont plus enregistrés uniquement sur votre ordinateur mais directement sur les serveurs d’Internet :

• Langue :
• Genre :
• Traduction : Dans les nuages
• Niveau : débutant

Cloud computing
Définition

Le Cloud Computing, littéralement : l’informatique dans les nuages, est un concept qui commence à s’imposer : plutôt que d’installer un logiciel sur votre ordinateur, qui va prendre de la place, la tendance veut désormais que les choses se fassent en ligne, sans avoir besoin de télécharger. De cette manière on peut maintenant faire de la bureautique depuis Google docs sans installer quoi que ce soit sur l’ordinateur, un navigateur suffit !

1.2 À chaque logiciel son propriétaire

Comme vous l’avez peut-être déjà lu dans ce cours sur les suites bureautiques, les logiciels de bureautique servent principalement à :

• Faire du traitement de texte
• Créer des tableurs
• Faire des présentations

Chaque programme a son utilité propre et chaque grand groupe informatique a crée son propre logiciel dédié. Selon le système d’exploitation ou les outils bureautiques que vous utilisez, vous en connaissez certainement quelques-uns :

Dans ce tutoriel, nous allons nous concentrer sur les outils de Microsoft Office et comment les utiliser directement à partir un navigateur.

1.3 La différence entre le Pack Office et Office Online

Le Pack Office de Microsoft est un regroupement de logiciels qui s’installe directement sur l’ordinateur. Mais ce pack est payant et pour des utilisations ponctuelles, il peut s’avérer peu rentable de l’acquérir.

Afin de palier cette difficulté et de vous permettre de produire vos documents Microsoft où que vous soyez, Office Online propose ses programmes en ligne, directement à partir de votre navigateur et une adresse e-mail Microsoft Ainsi, avant toute chose, il vous faut créer une adresse e-mail Microsoft.

2. Créer un compte Microsoft

Pour cela, rien de plus simple. Le procédé de création d’une adresse e-mail Microsoft est le même que pour créer une adresse e-mail Google.

Créer une adresse e-mail Microsoft

Renseignez les données requises en prenant le temps de lire les clauses de confidentialité. N’oubliez pas de renseigner un numéro de téléphone afin de vous aider à débloquer votre compte utilisateur en cas de besoin.

Suivez les différentes étapes pour finir par accéder à votre boîte de messagerie électronique Outlook :

3. Les outils en ligne

Tout en haut à gauche de votre fenêtre de messagerie, vous remarquerez un regroupement en carré de 9 petits points, juste à côté du mot Outlook :

En cliquant dessus, vous ferez apparaître un panneau vous présentant tous les outils en ligne que vous pouvez utiliser directement avec votre adresse de messagerie :

3.1 Word Online

C’est ainsi que vous pouvez retrouver l’application Word directement dans votre navigateur, que le logiciel soit installé sur votre ordinateur ou non. En cliquant sur l’icône de Word, vous êtes redirigé vers une page de création de document : comme pour le logiciel, cliquez sur Nouveau pour accéder directement à la création d’un nouveau document texte.

Si vous le souhaitez, vous pouvez comparer les deux interfaces en consultant le cours sur la présentation de Word.

3.2 Excel Online

L’utilisation d’Excel est la même. Cliquez sur Excel dans la liste des applications présente en haut à gauche de votre fenêtre et créez un Nouveau Classeur :

Là aussi, si vous souhaitez comparer les deux interfaces, vous pouvez consulter le cours sur la présentation d’Excel.

3.3 Powerpoint Online

Tout comme les deux autres applications, Powerpoint n’est pas en reste. Lorsque vous cliquez sur son icône et créez une nouvelle présentation, vous êtes redirigé sur cette fenêtre :

Retrouvez le cours pour apprendre à vous servir de Powerpoint ici.

3.4 Les autres applications

Nous venons de présenter les trois applications phares de la bureautique mais Microsoft propose d’autres applications qui peuvent vous servir, notamment :

• Skype : dont nous avons déjà pu voir l’utilisation ici
• Forms : qui vous permet de créer des questionnaires de satisfactions, des sondages ou des QCM par exemple
• OneNote : qui sert à la prise de note, notamment lors de réunions ou pendant les cours
• Calendrier : qui vous sert d’agenda, que vous pouvez coupler avec vos contacts et votre messagerie Outlook si vous le souhaitez
• OneDrive : c’est un dossier cloud vous permettant d’enregistrer tous les documents que vous produirez sur Office Online mais que vous pouvez également retrouver dans les dossiers de votre ordinateurs personnel.

4. OneDrive, le cloud de Microsoft

OneDrive est le dossier d’enregistrement de tous vos documents produits en ligne. Si vous disposez du système d’exploitation Windows 10, vous pouvez même le coupler à votre ordinateur pour enregistrer vos documents et fichiers directement dedans.

4.1 Sur le compte Microsoft

Dans les applications disponibles à partir d’Outlook, vous pouvez trouver l’application OneDrive. En cliquant dessus, vous retrouvez tous les documents que vous avez crée en ligne mais également tout ce que vous avez enregistré dans le dossier OneDrive de votre ordinateur :

4.2 Sur l’ordinateur Windows 10

Si votre système d’exploitation est Windows 10, vous pouvez renseigner votre compte de messagerie Outlook dans les Paramètres, puis Comptes et enfin E-mail et comptes. Renseignez toutes informations relatives à votre compte utilisateur puis pensez à synchroniser afin de lier vos données.

Vous pourrez alors voir apparaître un dossier OneDrive dans l’explorateur de fichiers de votre ordinateur :

Dorénavant, lorsque vous enregistrerez vos documents directement dans votre dossier OneDrive, vous pourrez les retrouver quel que soit l’ordinateur que vous utilisez.

Voilà pour la découverte des outils Microsoft en ligne. Bien que méconnus, ils sont très pratiques lorsque nous ne disposons pas des logiciels du Pack et que nous en avons besoin.