1. La bureautique

1.1 Qu’est-ce que la bureautique ?

La bureautique est un terme qui regroupe les logiciels qui aident l’entreprise dans la création de documents comme des lettres, mais aussi la gestion de données, statistiques et l’aide à la présentation en réunion. Les outils de bureautique sont très utilisés, voir indispensables pour les professionnels.

Parmi les suites bureautiques les plus connus, il existe Microsoft Office, qui est payante, et la suite Open Office/Libre office qui est une alternative totalement gratuite et libre.

1.2 La suite Office

La suite Microsoft Office est actuellement la suite bureautique la plus répandue dans le monde. Ses 3 logiciels phares sont Word, Excel et PowerPoint. La suite possède d’autre logiciels comme Access, Outlook et InfoPath.

Logiciels d'une suite bureautique

PowerPoint, Word et Excel, de la suite Office de Microsoft

Chaque logiciel présente ses particularités mais on retrouve la même ergonomie pour chacun : Les outils sont regroupés par catégories dans un ruban.

Ruban Insertion

Le ruban organise tous les outils du logiciel dans un bandeau et des onglets

1.3 Ouvrir un logiciel Office

Si la suite office est installée sur votre ordinateur, vous devriez pouvoir trouver les icônes des logiciels dans le menu démarrer.

Ouvrir une application depuis le menu démarrer

Si Office est installé, vous devriez le trouver dans le menu démarrer

2. Écrire des lettres avec Word

Word Permet la rédaction de lettres, CV, rapports, mémoires…

La zone principale permet d’écrire du texte, les caractères seront écrits à l’endroit où clignote le curseur !

curseur de saisie de texte

Écrire du texte dans Word

Il est possible d’agrémenter le texte en insérer des images, graphiques ou SmartArt.

Barre d'outils Insertion

Insertion d’une image, graphique ou SmartArt sur Word

Il est ensuite possible de décider du positionnement et de la taille de l’image

Redimensionner et rotation d'image

Tirez les poignées en bordure de l’image pour la redimensionner ou la tourner

Si vous avez une imprimante installée sur votre ordinateur, vous pouvez imprimer votre document en un ou plusieurs exemplaires en cliquant sur Fichier > Imprimer.

Imprimer un document Word

Imprimer un document Word

3. Créer des tableaux avec Excel

Excel vous permet de créer toutes sortes de tableau afin d’établir des statistiques, des planning, faire des calculs, moyennes et mettre en valeur des résultats.

Tableau décoré et coloré

Un tableau simple réalisé avec Excel

Il est possible d’automatiser les calculs d’un tableau afin de gagner du temps. Pour faire une addition par exemple, il faut dans la barre de formule appuyer sur la touche égal (=) pour indiquer à excel que l’on s’apprête à faire un calcul, puis écrire son opération en sélectionnant les cellules concernées

Une formule Excel simple

Somme du montant des cellules B2 et C2, affichée en D2

Une fonction SOMME() permet d’additionner toutes les valeurs d’une plage de cellules

Tableau complet avec les calculs

On demande à Excel de calculer la somme de chaque colonne

A partir de là, on peut générer un graphique afin de mettre en évidence les données importantes

Graphique généré à partir du tableau

Graphique montrant les résultats des ventes des personnes pour chaque produit

Il existe de nombreux types de graphiques, à vous de choisir celui qui vous semble le plus approprié à chaque situation !

Graphiques Excel

Différents types de graphiques proposés par Excel

Vous pouvez également trier et filtrer un tableau, ce qui peut être pratique dans le cas où vous voulez classer des élèves par notes.

Tri par ordre décroissant

Classement des élèves par notes

4. Créer une présentation avec PowerPoint

PowerPoint vous permet de réaliser des diaporamas visant à appuyer vos présentations orales lors de réunions. Utilisé en entreprise comme à l’école, c’est un outil très pratique et simple à prendre en main.

Les présentations sont destinées à être affichées sur un écran ou un vidéoprojecteur.

Votre présentation est un diaporama constitué de plusieurs diapositives, chacune d’entre elle apporte une idée principale et doit rester très simple afin de ne pas déconcentrer votre auditoire.

PowerPoint possède une colonne sur la gauche qui permet de lister les différentes diapositives que vous avez créé. Vous pourrez ensuite basculer rapidement de l’une à l’autre en cliquant sur la miniature, ou même intervertir les diapositives en les faisant glisser.

Interface de PowerPoint

L’interface de PowerPoint

Vous pourrez ajouter autant de diapositives que vous le souhaitez, mais n’oubliez qu’en général il ne faut pas plus de diapositives que de minutes estimées de votre présentation orale.

Ajouter une diapositive

L’ajout d’une nouvelle diapositive

Des modèles de mise en page vous sont proposés afin de rédiger votre contenu rapidement.

Vous pourrez ensuite personnaliser l’apparence de votre diapositive afin qu’elle vous ressemble.

Choix d'un thème PowerPoint

De nombreux thèmes sont proposés par PowerPoint

Afin de présenter votre diaporama en plein écran, cliquez sur Diaporama > à partir du début pour le lancer. Vous pouvez utiliser les flèches du clavier pour naviguer entre les diapositives.

Lancer le diaporama PowerPoint

Lancer le diaporama en plein écran

Appuyez sur la touche Echap pour quitter le plein écran.

Un chapitre intense touche à sa fin ! Mais vous savez maintenant vous servir de la suite Office et vous pourrez ainsi écrire des lettres, créer de belles présentations et lancer des calculs automatisés dans des tableaux. Ce sont des compétences très importantes dans le monde professionnel !

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