13. Changer le format des documents

Dans le tutoriel précédent, je vous ai parlé des formats généraux. Ce sont les formats lisibles et reconnaissables par une majorité de logiciels qui vous permettront d’accéder et modifier vos fichiers quelque soit l’ordinateur ou le programme que vous utilisez.

1. Les documents de bureautique et multimédia

1.1 Enregistrer sous

Si vous aviez deux mots magiques à retenir, ce serait Enregistrer sous. Grâce à cette formule, vous pourrez changer l’extension de tous vos documents et les convertir dans des formats généraux.

Souvenez-vous des formats généraux des documents réalisés avec des logiciels de bureautique:

• .doc : pour les documents issus de traitements de texte (Writer, Word, etc.)
• .xls : pour les tableaux crées sur tableurs (Calc, Excel, etc.)
• .ppt : pour les présentations réalisés avec des logiciels de diaporamas (Impress, Powerpoint, etc.)
• .jpg : pour les images (Gimp, Photoshop, Paint)
• .mp3 : pour la musique
• .avi : pour les vidéos

Une fois que vous les avez bien en tête, il vous suffit d’ouvrir le document que vous souhaitez convertir. Vous pourrez voir le titre de votre document tout en haut de votre fenêtre. Le format (ou l’extension) est indiqué après le titre du fichier, vous renseignant sur les compatibilités possibles de votre document :

En lisant les informations de droite à gauche, nous pouvons analyser ce document :

• OpenOffice Writer : c’est le logiciel de traitement de texte utilisé pour cet exemple
• .odt : c’est le format d’enregistrement par défaut du logiciel Writer
• Sans nom 1 : c’est le titre par défaut donné par le logiciel Writer lorsque vous créez un document

Dans l’idéal, vous savez créer et enregistrer un document texte sur Writer, mais il est important de changer son format pour le rendre compatible quasiment partout. Pour cela, cliquez sur Fichier puis, Enregistrer sous :

Une fenêtre d’enregistrement s’ouvre :

Quand vous avez bien paramétré votre document, il vous suffit de cliquer sur Enregistrer puis de vérifier le nouveau nom de votre document :

Et voila ! Vous savez désormais comment changer le format de votre document pour le rendre compatible aux autres logiciels.

Quelle que soit la nature de votre document, la manipulation reste la même :

Fichier => Enregistrer sous => choisir le format général, l’emplacement et le nom du document => Enregistrer

1.2 Exporter en .pdf

Le format .pdf est un format qui permet de figer vos documents tout en gardant les caractéristiques d’impression et de mise en page d’un document bureautique. Autrement dit, ce n’est pas une image avec des dimensions aléatoires, ni un document modifiable, c’est entre les deux.

C’est le format des documents administratifs, ceux que vous pouvez télécharger pour faire vos démarches en ligne. Dans l’idéal, lorsque vous avez un dossier quelconque à transmettre à une administration, enregistrer vos fichiers au format .pdf permettra à votre destinataire de visualiser parfaitement votre document quelque soit le système d’exploitation ou les logiciels de bureautique dont il dispose.

Pour enregistrer un document en .pdf, la formule magique Enregistrer sous marche pour certains logiciels tels que Word. Il vous suffira alors de choisir le format .pdf au lieu du .doc.

Sur OpenOffice, vous devrez faire Fichier, puis Exporter comme PDF :

Une fenêtre de configuration apparaît. Les paramètres d’exportation sont par défaut mais vous pouvez choisir de les personnaliser. Une fois fait, cliquez sur Exporter pour créer votre document PDF :

Une fenêtre d’enregistrement vous demandera où placer la copie de votre document puis l’exportation se lancera. Vous pourrez lire votre document pdf avec des logiciels tels que SumatraPDF ou encore Acrobat Reader (comme ci-dessous). :

2. Formater son support de stockage

2.1 Pourquoi faire ?

Contrairement aux documents dont vous pouvez facilement changer le format, formater une clé USB ou un disque dur sous-entend que vous allez supprimer tout ce qui est enregistré dessus.

Pourquoi ? Parce que cela consiste à réécrire la façon dont votre support de stockage va lire vos documents. Il a donc besoin d’être vide pour changer ses instructions de lecture. Soyez donc vigilant à bien enregistrer ailleurs les documents que vous ne voulez pas voir disparaître avant d’entamer le formatage.

Cela peut aussi avoir l’avantage de supprimer des fichiers corrompus ou des virus. Le formatage de votre support permet de faire un ménage radical et de récupérer votre matériel comme neuf.

2.2 Comment ?

Selon le format auquel vous souhaitez configurer votre support et l’ordinateur que vous utilisez pour le faire, c’est relativement simple. Ci-dessous, le rappel des formats :

Formats des clés USB et disques durs externes

Comme nous l’avons vu, le format général est le .FAT32 Ainsi, lorsque vous souhaitez changer le format de votre support (ici une clé USB), branchez le à votre ordinateur puis cliquez sur Démarrer (ou le bouton Windows) et Ordinateur. Vous y trouverez l’emplacement de votre support :

Ici, la clé USB se nomme Lexar, mais votre support peut s’appeler autrement comme « disque amovible », « USB » ou encore la marque de votre support (comme c’est le cas ici). Il est possible de le renommer pour mieux l’identifier. Pour paramétrer votre support de stockage, faites un clic droit dessus. Ce panneau apparaît :

Pour connaître le format et la capacité de stockage de votre support, cliquez sur Propriétés :

Pour changer le format de votre support, cliquez sur Formater :

Un message d’alerte s’affiche pour vous informer de la suppression intégrale du contenu de votre support :

Cliquez sur OK et l’opération se lance :

Votre support est alors formaté au format de votre choix. Vous pouvez y réenregistrer tous les documents que vous souhaitez, à condition qu’ils soient compatibles ! 😉

Nous en avons terminé avec les formats et les façons de les changer. Les incompatibilités de formats sont les principales causes de problèmes de lecture et de mise en page des documents informatiques. La multitude d’appareils, de formats et de logiciels nécessite de prendre un petit moment pour bien s’y retrouver alors en cas d’oubli, voici le lien vers le tutoriel précédent.