Tuto Outlook 2021: comment paramétrer et utiliser le logiciel

Nous allons voir comment configurer un compte de messagerie, ajouter un contact, envoyer un mail et enfin comment archiver ou déplacer un mail.

1. Configurer un compte de messagerie dans Outlook

1.1 Avec un compte Gmail

Ouvrez Outlook puis entrez l’adresse de votre compte Gmail et cliquez sur “Connexion”.

Connectez-vous à votre compte Gmail comme vous le faites d’habitude en entrant votre adresse puis votre mot de passe.

Google vous indique que Microsoft aura accès à certaines de vos informations si vous décidez d’ajouter votre compte Gmail dans Outlook. Faites défiler la liste jusqu’en bas puis cliquez sur « Autoriser ».

Comme indiqué ici, votre compte Gmail a bien été ajouté. Vous pouvez laisser coché l’option « Configurer Outlook Mobile […] » si vous souhaitez obtenir l’application Outlook sur votre smartphone. Cliquez enfin sur le bouton « Terminé » en bas de la fenêtre.

1.2 Avec un compte Yahoo

Pour pouvoir configurer un compte mail Yahoo dans Outlook, il est nécessaire de générer un « mot de passe d’application » depuis son compte Yahoo. Un mot de passe d’application permet de donner l’accès à une application (ici Outlook) à son compte (ici Yahoo). Il prend la forme d’un code généré aléatoirement qu’il faut indiquer une seule fois à la place de son mot de passe habituel.

Utiliser un mot de passe d’application Yahoo

Connectez-vous à votre compte Yahoo puis, depuis l’icône de votre profil en haut à droite cliquez sur « Infos compte ».

Dans l’onglet « Sécurité du compte, faites défiler jusqu’à la section « autres méthodes de connexion » puis cliquez sur « Générer un mot de passe d’application ».

Donnez un nom à l’application en question (par exemple Outlook) puis cliquez sur « Générer un mot de passe ». Copiez ensuite le mot de passe.

Vous pouvez maintenant ouvrir Outlook, entrer votre adresse mail puis coller le mot de passe d’application. Cliquez enfin sur « Connexion ».

Comme indiqué ici, votre compte Yahoo a bien été ajouté. Vous pouvez laisser coché l’option « Configurer Outlook Mobile […] » si vous souhaitez obtenir l’application Outlook sur votre smartphone. Cliquez enfin sur le bouton « Terminé » en bas de la fenêtre.

Vous voilà maintenant sur l’écran d’accueil de Outlook. Vérifiez que vous avez bien reçu le message de test permettant de vérifier le bon fonctionnement de la messagerie. Vous devriez également en avoir reçu un sur votre compte de messagerie en ligne.

Astuce: traduire le contenu d’un mail

Si vous recevez un mail en anglais par exemple, ou dans un n’importe quelle autre langue, vous pouvez traduire son contenu en une seconde en cliquant simplement sur l’icône de traduction situé à droite dans la barre d’outils. Inutile de courir sur Google Traduction !

2. Ajouter un contact sur Outlook

Il y a plusieurs façons d’enregistrer un contact sur Outlook. La plus simple est de cliquer sur la petite flèche à côté de « Nouveau courrier » en haut à gauche puis sur « Contact ».

Remplissez la fiche du contact à ajouter avec toutes les informations dont vous disposez (au minimum le nom et l’adresse mail). Une fois remplie, cliquez sur « Enregistrer & Fermer » ou sur « Enregistrer & Nouveau » si vous souhaitez ajouter d’autres contacts à la suite.

3. Envoyer un mail avec Outlook

Pour envoyer un mail avec l’application Outlook, cliquez sur « Nouveau courrier » en haut à gauche.

La fenêtre de message s’ouvre. Pour sélectionner un ou plusieurs contacts, cliquez sur le bouton « A » (qui signifie « à qui »). Sélectionnez le contact désiré en double-cliquant dessus puis terminez en cliquant sur « OK ».

Astuce: utiliser la fonction « copie carbone » (Cc) ou la fonction « copie carbone invisible » (Cci)

La fonction copie carbone (ou copie conforme) permet d’envoyer à certains destinataires une copie du mail. Cela signifie que l’expéditeur a tenu à les informer du contenu du mail mais qu’ils n’en sont pas les destinataires principaux. Par exemple, un proviseur envoie un mail à une des professeures du lycée concernant le voyage de fin d’année. Le destinataire principal, celui qui doit répondre au mail est la professeure, mais si le proviseur veut également que ses élèves soient au courant de ce voyage il devra inscrire leur adresse mail dans le champ « Cc ».

La fonction copie carbone invisible (ou copie conforme cachée) quant à elle permet tout simplement de rendre invisible les destinataires inscrits dans ce champ aux autres destinataires. Par exemple, vous voulez envoyer un message groupé à votre famille mais vous ne souhaitez pas qu’ils soient au courant que vous avez également envoyé ce message à votre belle famille. Vous devez alors inscrire les adresses des membres de votre belle famille dans le champ « Cci ».

Vous pouvez maintenant remplir votre email en renseignant bien l’objet puis en saisissant votre message. Cliquez ensuite sur « Envoyer ».

3.1 Ajouter une pièce jointe

Pour ajouter une pièce jointe (photo, document, fichier audio, etc.) à l’intérieur d’un mail, cliquez sur l’icône en forme de trombone située dans la barre d’outils.

Choisissez ensuite le fichier désiré dans la liste proposée ou bien faites-là défiler jusqu’en bas pour sélectionner l’option « Parcourir ce PC ». Vous pourrez alors choisir votre ou vos fichiers directement sur votre ordinateur.

4. Archiver un mail sur Outlook

Pour archiver un mail sur Outlook, sélectionnez-le puis cliquez sur l’icône qui se situe à gauche juste au-dessus de la boite de réception.

Outlook vous propose alors de créer automatiquement un dossier nommé « Archive ». Cliquez sur le bouton correspondant pour accepter l’opération.

Vous avez maintenant un dossier « Archive » qui se situe dans la liste des éléments correspondant à votre boite mail. Dès que vous cliquerez sur l’icône d’archivage, le mail sera déplacé dans ce dossier.

5. Déplacer un mail dans un dossier avec Outlook

Avec Outlook, vous pouvez créer n’importe quel dossier puis y stocker certains mails reçus depuis votre boite de réception ou autres.

Pour créer un dossier, faites un clic droit par exemple sur votre adresse mail puis cliquez sur « Nouveau dossier ».

Renommez ensuite votre dossier.

Pour déplacer un mail dans un dossier spécifique, cliquez sur l’icône en forme d’enveloppe avec une flèche.

Vous pouvez alors sélectionner le dossier dans lequel vous souhaitez déplacer le mail.

Pour déplacer un mail dans un autre dossier:

Cliquez sur la petite flèche correspondant aux actions rapides, puis sur « Nouvelle action rapide » et enfin sur « Déplacer vers un dossier ».

Vous pouvez maintenant sélectionner le dossier de destination en cliquant sur « Choisir un dossier ».