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Débuter avec Google Drive
Vous avez sans doute déjà entendu parler de Google Drive, un service proposé par Google pour stocker et partager toutes sortes de fichiers sur le cloud. Il présente le double avantage de pouvoir accéder à ses documents à partir de différents appareils connectés et de les modifier à plusieurs en direct.
Comment maîtriser Google Drive et en tirer le meilleur parti ? Nous vous livrons un petit mode d’emploi et quelques astuces.
Débuter sur Google Drive
La condition pour utiliser Google Drive est avant tout de créer un compte Google et donc une adresse de type xxx@gmail.com.
Connectez-vous à votre compte, puis suivez ce lien : drive.google.com.
Ou bien cliquez sur l’icône des applications Google en haut à droite de l’écran. Cliquer ensuite sur Drive pour accéder à l’interface et au contenu de votre espace : vous pouvez alors gérer des dossiers et fichiers sur les serveurs de Google de la même manière que sur un disque dur local (sur l’explorateur de fichiers par exemple).
Sur un smartphone sous Android, Drive se trouve en général dans un groupe avec les autres applications Google. Sinon il vous suffit de télécharger l’application à partir de Google Play.
Conseil : Google Drive fonctionne sur tous les navigateurs courants mais il est préférable d’utiliser Chrome pour bénéficier de toutes les extensions proposées par Google.
Créer et organiser vos fichiers dans Google Drive
Google vous donne la possibilité de stocker au total jusqu’à 15Go de fichiers gratuitement (en incluant les photos et les fichiers de votre boîte e-mail).
Un clic droit n’importe où sur l’interface en dehors d’un fichier, ou un clic sur le bouton « + Nouveau » donne accès aux options courantes de création ou d’import de dossiers et fichiers.
Créez par exemple un nouveau dossier « Banque » :
Créer de nouveaux documents Google Drive
Traitement de texte, tableur, présentation : Google propose en ligne toutes les applications bureautiques standard et même davantage.
Toujours par le clic droit, la partie inférieure du menu contextuel liste les applications Google. Cliquer sur « Plus » pour accéder aux créations de formulaires, de dessins, de cartes personnalisées, de sites web, etc.
On retrouve dans les applications bureautiques de Google toutes les fonctions de base des logiciels classiques. Si vous avez l’habitude d’utiliser Word ou Excel par exemple, vous ne serez pas dépaysé par Google Docs ou Google Sheets !
Exemple de création d’un fichier Google Docs
Astuce – Pour gagner du temps, créez votre document à partir d’un modèle. Ils sont nombreux et variés : CV, lettres, recettes, brochures… Ainsi vous n’aurez pas à vous soucier de la mise en page tout en présentant un document très « pro » !
Le document s’ouvre dans un nouvel onglet, vous pouvez alors le modifier à votre guise.
- Ne cherchez pas le bouton « enregistrer », la sauvegarde est automatique.
- Renommez simplement votre fichier en cliquant sur son nom en haut de la page.
- Un clic sur l’étoile permet d’activer le suivi, c’est à dire d’ajouter le fichier à vos favoris, dans le répertoire « suivis » pour le retrouver plus rapidement.
Il n’y a pas de fonction « quitter » dans le menu Fichier, car fermer un fichier sur Google Drive ne pose pas de problème : il suffit de fermer l’onglet de votre navigateur !
Pensez à actualiser la page quand vous retournez sur l’onglet de votre Drive afin de voir les modifications apportées depuis son ouverture, telles que des déplacements ou des créations de fichiers.
Déplacer un fichier
Vous pouvez déplacer un fichier même s’il est en cours d’édition en cliquant sur le menu Fichier > Déplacer vers… ou directement en haut de votre page sur la petite icône représentant un dossier.
De retour sur la page principale, le déplacement peut s’effectuer par un clic droit sur le fichier à déplacer, mais le plus intuitif est de le glisser-déposer d’un dossier à l’autre.
Importer des fichiers ou dossiers
Sur Google Drive vous pouvez créer vos dossiers et sous-dossiers, et les organiser en arborescence aussi simplement que dans l’explorateur Windows.
Vous pouvez aussi importer des fichiers et même des dossiers complets à partir de tous vos appareils (PC, smartphone ou tablette), en cliquant sur les boutons “importer” ou par simple glisser-déposer (ici sur PC, en ouvrant côte à côte la fenêtre de votre explorateur et celle de votre Drive).
Mais l’opération inverse n’est pas réalisable : pour récupérer un fichier de Google Drive vers votre ordinateur, vous devrez le télécharger par un clic droit sur le fichier.
Fichiers compatibles
Les formats de fichiers importables et éditables sur Google Drive sont variés, ce ne sont pas nécessairement des fichiers créés avec des applications Google : documents Microsoft Office, Open Office, fichiers pdf, archives zip, images… et même des fichiers audios ou vidéos.
A noter : les photos et vidéos importées sont visibles dans Google Photos (qui permet la création d’albums, de montages ou d’animations).
Théoriquement tous ces fichiers peuvent être ouverts et lus dans Drive, mais il se peut que certaines applications soient manquantes. Si vous obtenez un message d’erreur, téléchargez l’application par défaut proposée par Google ou choisissez d’associer d’autres applications.
Partager vos fichiers créés sur Google Drive
C’est sans conteste la fonctionnalité phare de la solution de Google : elle simplifie le travail collaboratif en permettant un accès en simultané par plusieurs utilisateurs aux mêmes fichiers.
Une liste de course à compléter ? Un projet de voyage avec des amis ? Partagez vos documents et suivez précisément les commentaires ou modifications de chacun.
Attention – Vous pouvez également partager un dossier complet, mais notez que tous les fichiers que vous ajouterez ensuite dans ce dossier seront également partagés de la même façon.
Les différents niveaux d’accès
Par défaut, les documents que vous créez sont réservés à votre usage exclusif. L’option de partage vous permet d’octroyer plus ou moins de droits sur un fichier.
Il existe 4 niveaux d’accès :
- Propriétaire (donc vous, qui avez tous les droits !) ;
- Modification : vos contacts peuvent modifier votre fichier, c’est l’option de partage proposée par défaut (symbolisée par le stylet) ;
- Commentaires : vos contacts peuvent ajouter des annotations (la bulle de texte) mais pas modifier le contenu du fichier ;
- Lecture : ils accèdent uniquement en consultation (l’œil)
Un clic droit sur le fichier à partager ouvre le menu contextuel, cliquer sur « Partager ».
Sur la fenêtre qui s’ouvre alors, il est fortement recommandé d’accéder aux paramètres de partage avancés pour garder la maîtrise des droits que vous accordez.
Cliquez ensuite sur Modifier pour choisir qui a accès au document :
Lorsque vous partagez des fichiers avec des utilisateurs, ils reçoivent une notification de votre part sur leur boîte mails ou leur smartphone, et les fichiers concernés sont importés sur leur Drive. En cas de fichier volumineux, c’est plus rapide qu’un envoi par e-mail !
Activer le partage de lien
Si certains de vos contacts ne disposent pas d’un compte Gmail, il pourra être utile d’activer le partage de lien : il suffira alors de copier / coller le lien dans un mail pour donner l’accès. Cliquez sur « modifier » (voir sur la capture précédente), puis choisissez la 2e option.
Le niveau de partage est visible sur chaque fichier en cours d’édition (bouton bleu en haut à droite), un cadenas indique que votre document n’est pas partagé.
Une fois le partage activé, vos contacts seront représentés par des pastilles de couleurs différentes, vous pourrez suivre instantanément les modifications et commentaires de chacun, valider les suggestions et même chatter !
Retrouvez les fichiers que d’autres utilisateurs ont partagé avec vous dans votre tableau de bord – rubrique « partagés avec moi ».
Si vous avez suivi ce tutoriel jusqu’au bout, vous êtes maintenant à même d’utiliser Google Drive, et les fonctions de partage de fichiers !
Une autre fonction intéressante proposée par Google est la possibilité de sauvegarder et synchroniser des fichiers de votre ordinateur vers le cloud. Si vous souhaitez un tutoriel sur cette fonction, laissez-moi un commentaire !
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29 Commentaires
JE viens de decouvrir Xyoos seulement maintenant alors qu’il est là sur le toile depuis. Merci de tout coeur pour d’énormes services que vous offrez gratuitement à tout le monde.
Et bien merci beaucoup et n’hésitez pas à partager votre trouvaille avec vos proches !
bonjour quand je suis sur la page de google drive tout s’affiche en minuscule je n’arrive pas a l’agrandir!! qu’elle est la manipulation a faire?? merci de vos conseille
C’est que tu as dû dézoomer la page. Si c’est le cas, tu verras une loupe tout à droite de la barre d’adresse, en haut du navigateur. Clique dessus, puis sur Réinitialiser.
Merci, beaucoup pour cette aide précieux
Bonjour,
Excellente présentation de Google Drive.
Cependant j’aurais une question: Lorsque j’ouvre « Mon Drive » sur la colonne à gauche de mon écran, on trouve le libellé « ordinateur ». pourriez vous me dire de quoi s’agit-il ? Quel lien avec le stockage sur le cloud?
Merci d’avance.
Daniel
Je pense que c’est quand on installe l’application Drive sur l’ordinateur. Du coup le logiciel est capable de sauvegarder également vos documents présents sur votre ordinateur. Ce dossier doit symboliser justement ces fichiers là.
Merci de cette réponse, c’est effectivement ce que j’avais pensé, mais ce ne sont pas les mêmes fichiers qui sont sous Mon Drive et sous Mon ordinateur, et lorsque je veux transférer de Mon ordinateur vers mon Drive le système refuse « le serveur à rencontré une erreur, veuillez recommencer ultérieurement ».
J’avoue que je suis un peu perdu.
merci de votre aide.
daniel
Bonjour,
En effet, les fichiers qui sont dans votre ordinateur correspondent à ceux qui sont enregistrés sur votre disque dur de machine. Ceux enregistrés sur Goodle Drive sont sur des serveurs distants.
Mais il peut y avoir plusieurs raisons à votre problème :
– L’adresse mail et le mot de passe indiqués pour la bonne connexion de votre ordinateur au programme distant sont peut-être à réenregistrer. Allez sur Google Drive et vérifiez vos paramètres de connexion avec l’ordinateur.
– Il se peut aussi que votre Drive soit plein : c’est comme une boîte, si elle est trop pleine, elle ne se rempli plus et la synchronisation de vos fichiers ne fonctionne plus non plus
– Attention également à ne pas confondre OneDrive (de Microsoft), Drive (de Google) et Dropbox. Ce sont trois dossiers clouds distants mais il est possible de se mélanger parfois (ça m’arrive quand je vais trop vite).
Si malgré tout, cela ne fonctionne pas, vous pouvez désinstaller Drive de votre ordinateur (dans vos paramètres Windows > Applications) puis le réinstaller en vérifiant bien les accès.
En espérant vous avoir été utile. 🙂
Bonjour, Depuis deux jours je n’arrive plus à ouvrir à partir de mon ordinateur aucun fichier ni dossier de mon Drive. Par contre lorsque je change d’ordinateur, c’est possible.
Pourriez-vous m’expliquer ou me dire quelle manipulation j’ai faite qui a tout bloqué ??
Merci d’avance pour votre aide précieuse, car j’ai vraiment besoin de mon Drive à partir de mon portable et pour l’instant c’est impossible.
Francine
Bonjour,
Cela dépend de plusieurs choses :
– Le Drive dont vous parlez vous est accessible par navigateur directement ou vous avez téléchargé le programme sur votre ordinateur ? Si besoin, vous pouvez désinstaller le programme et le réinstaller en renseignant de nouveau vos identifiants.
– Peut-être avez-vous dépassé le quota de sauvegarde. Drive offre 15 gigaoctets de mémoire, ce qui est plutôt grand mais qui peut se remplir vite si on y prête pas attention. Peut-être est-il saturé et aurait besoin d’un bon ménage. Une fois allégé, il faudra relancer la synchronisation.
– Si votre Drive marche sur d’autres ordinateurs, essayez-vous d’y accéder directement à partir d’un navigateur sur votre ordinateur ? Chrome, Firefox ou Edge. Si vous avez l’habitude de le faire à partir d’un navigateur, essayez avec l’un des deux autres, cela fonctionnera très certainement.
Espérant avoir répondu à votre question 🙂
Bonjour,
Je souhaite partager un fichier de mon drive pour que d’autres puissent le modifier de chez eux. Mais la section options avancée n’existe plus. Je souhaitais cette option pour ne pas imposer de se connecter à un compte google pour modifier le fichier. Je ne trouve nulle part un moyen de le faire. Pouvez-vous m’aider?
Merci d’avance
Bonjour,
lorsque vous êtes sur votre document, cliquez sur « Partager ». Vous renseignez les adresses mails de vos destinataires : à droite, vous leur attribuez le statut « éditeur ».
Si vous accédez au document directement à partir du Drive, faites un clic droit sur le document puis « Partager »
Seules les personnes renseignées dans votre partage ayant le statut éditeur pourront modifier ce document 🙂
Bonjour,
Merci pour votre réponse. Je n’ai pas de soucis à partager le fichier. Mais les personnes qui n’ont pas de compte google ne peuvent pas le modifier, même en étant éditeurs.
Je parle de l’option « avancé » où on peut choisir « toutes les personne disposant du lien, sans connexion ». Elle a disparu. Maintenant, tout ce qu’il y a, c’est une possibilité d’envoyer le lien et cela dit bien « toute personne disposant du lien » mais il n’y a plus le « sans connexion ». Et en effet, les personnes à qui j’ai envoyé le lien n’ont pas pu modifier le fichier. Il ne s’ouvre même pas. Cela télécharge et reste bloqué, à moins d’avoir un compte google, et là, ça marche. Je les ai pourtant bien mis comme éditeur…. Avez-vous une idée de ce qu’a fait google (l’option est-elle cachée quelque part ailleurs, mais je ne vois pas où) ou ils ont juste supprimer cette option pour obliger les gens à avoir un compte google et alors, j’abandonne de trouver une solution et vais faire autrement?
Merci pour votre aide
Bonjour,
En effet, toutes mes excuses, cela semble être une imposition de Google que d’avoir désormais un compte utilisateur pour pouvoir modifier un document : https://support.google.com/a/answer/6033939?hl=fr
Ce genre de pratique est de plus en plus fréquente (c’est une façon de gagner des utilisateurs).
Ceci dit, c’est aussi une solution pour mieux protéger vos documents : seuls les utilisateurs bénéficiant des outils de confidentialité et de sécurité Google peuvent accéder à votre document.
Vos apprenants devront créer un petit compte Gmail pour accéder à vos documents, mais ne seront pas obligés de le garder par la suite (ils pourront le supprimer à partir de leur compte utilisateur).
Un présentation bien structurée, Merci.
J’aimerais recevoir le tutoriel sur la possibilité de sauvegarder et synchroniser des fichiers de l’ordinateur vers le cloud.
Merci d’avance.
Bonjour,
pour cela il vous suffit de télécharger le module que Google vous propose en bas à gauche de votre fenêtre sur Drive où il est mentionné « télécharger Drive sur PC ».
Le logiciel s’installera sur votre ordinateur, créant un dossier dans votre dossier personnel vous permettant d’y enregistrer les documents de votre choix.
La synchronisation entre votre dossier sur l’ordinateur et votre Drive se fera tant que votre PC aura un accès Internet et sera allumé 🙂
Merci!
Bonjour,
Tout d’abord merci pour votre article. Je suis sur Chromebook depuis peu et j’avoue que je suis un peu perdue…J’aimerais pouvoir placer un fichier Google Docs sur ma clé USb pour pouvoir l’imprimer dans ma imprimerie de quartier mais j’ai l’impression que c’est impossible…ou alors je ne sais pas faire et je veux bien qu’on m’explique. J’aurais également aimé envoyer ce fichier ne PJ dans un mail mais apparemment ce n’est plus possible on peut juste partager avec quelqu’un qui a une adresse gmail :-(( Assez déçue. Je ne sais pas comment faire pour concilier une utilisation type « Office » (microsoft) avec possibilité de PJ ou de transfert sur clé USb, avec mon chromebook. Des idées?
Bonjour et merci de votre message. 🙂
Pour résoudre votre problème, vous pouvez cliquer en haut à gauche dans Fichier puis Télécharger. Choisissez le format voulu puis enregistrez le directement sur votre clé USB à partir de la fenêtre d’enregistrement qui s’ouvre à vous. Vous pouvez également l’enregistrer dans la mémoire de l’ordinateur pour en faire une pièce jointe par la suite. Je n’utilise pas de Chromebook, je ne sais donc pas quel est son fonctionnement d’enregistrement, mais j’imagine qu’il doit être similaire à un Windows.
Espérant avoir répondu à votre question. 🙂
Super tutoriel, très clair et pas trop long, merci pour cette aide précieuse!
Bonsoir,
je viens de découvrir votre site; franchement super !!!
je veux bien la formation sur la possibilité de sauvegarder et synchroniser des fichiers de votre ordinateur vers le cloud.
Bonjour,
Merci pour votre message. Pour l’instant il n’est pas prévu de cours sur la mise en place de la sauvegarde et synchronisation de Google Drive sur l’ordinateur, mais depuis votre Drive vous pouvez trouver en haut à droite dans le rouage la possibilité de « télécharger pour PC » (ou mac en fonction de votre appareil). Vous pouvez suivre les modalités mais elles ne sont pas toujours simples. Lorsque vous aurez installé le module, allez chercher « Google Sync » dans votre ordinateur et suivez les étapes de connexion.
Enfin, dernière information utile (et la plus importante), lorsque vous arrivez à l’étape où il vous demande quels dossiers vous souhaitez synchroniser : pensez impérativement à DECOCHER les dossier « bureau », »documents » et « image ». Cela risquerait de saturer votre espace Drive en quelques minutes.
Espérant vous avoir aidé 🙂
Bonjour,
Excellent tuto, félicitations.
Est-il possible après avoir partagé fichier google sheets à un groupe, de cacher certaines feuilles? En fait j’ai réservé une feuille à chacun des mes employés et je voudrais garder la confidentialité des résultats de chaque employé de sorte que lui seul et moi y auront accès.
Pour info, j’ai choisi de tout mettre dans le même sheet afin de reporter le résultat dans une feuille à la quelle tout les membres auront accès.
Bonjour,
à ma connaissance vous ne pouvez pas partager certaines feuilles : vous partagez le document entier.
Ce que je peux donc vous suggérer c’est de créer un fichier classeur par salarié et faire vos renvois de données dans un autre fichier à part afin de récolter les informations dont vous avez besoin 😉 (la formule est la même, vous ouvrez vos 2 fichiers en même temps, faites = dans la cellule de réception de votre résultat puis allez sélectionner la cellule à traiter. Une fois que c’est fait, appuyez sur la touche Entrée)
Ainsi vous êtes assuré de la confidentialité des données, du suivi unique de vos salariés et de la récolte des résultats que vous souhaitez.
Bon courage à vous
Bonjour,
petite question à propos de google Drive.
Une fois le dossier déposé sur le drive, peut on le supprimer de son PC afin de gagner de la fluidité ?
Cordialement
Bonjour,
oui, tout à fait, c’est d’ailleurs l’un des gros avantages du cloud 😉
Attention cependant : si vous avez téléchargé Google Sync sur votre ordinateur, tous les fichiers que vous placez dans votre dossier Google Drive sont « synchronisés », c’est à dire que si vous supprimez un fichier d’un des deux dossiers Google Drive (sur le navigateur ou l’ordinateur), il sera supprimé et mis dans la corbeille de votre drive. Mais l’outil vous préviendra 😉
Bonjour généreux rédacteurs… Super votre présentation de google drive.
Je continue à utiliser Money 2005 pour mes comptes familiaux et j’en suis très satisfait. récemment j’ai du faire réinitialiser mon PC. J’ai pu réinstaller Money car j’ai conservé précieusement le disque d’installation mais j’ai perdu tous mes comptes. Pour éviter cela dans l’avenir, comment m’y prendre pour que la sauvegarde se mette directement dans le drive? (je suppose que la sauvegarde ne contient que les comptes et pas du tout le logiciel?) question idiote : on ne peut pas installer un logiciel sur le drive, ce n’est que pour les fichiers et les dossiers ?, Merci d’avance pour aider le débutant en cloud que je suis.
Bonjour François
pour répondre à votre questions : Oui Google Drive ne permet la sauvegarde que de fichiers et de dossiers.
Un logiciel a besoin d’être installé sur les éléments internes de l’ordinateur pour fonctionner (contrairement à une application qui peut fonctionner seule et/ou à partir d’un navigateur).
Vous ne pouvez donc pas vous en servir à partir de Google Drive.
Vous pouvez cependant :
– y placer une copie du fichier d’installation terminant par .exe
– repérer le fichier de la base de données du logiciel dans votre ordinateur et en faire une copie régulière sur votre Drive (je ne connais pas le nom et l’emplacement de ce fichier)
– voir s’il est possible d’extraire de votre logiciel les données comptables via un fichier CSV ou Excel. Ainsi, vous pourriez les réutiliser au besoin.
J’espère que cela vous aura été utile 🙂