Tutoriel

Débuter avec Google Drive

Vous avez sans doute déjà entendu parler de Google Drive, un service proposé par Google pour stocker et partager toutes sortes de fichiers sur le cloud. Il présente le double avantage de pouvoir accéder à ses documents à partir de différents appareils connectés et de les modifier à plusieurs en direct.

Comment maîtriser Google Drive et en tirer le meilleur parti ? Nous vous livrons un petit mode d’emploi et quelques astuces.

Débuter sur Google Drive

La condition pour utiliser Google Drive est avant tout de créer un compte Google et donc une adresse de type xxx@gmail.com.

Connectez-vous à votre compte, puis suivez ce lien : drive.google.com.

Cliquez sur le bouton Applications, puis choisissez Drive

Ou bien cliquez sur l’icône des applications Google en haut à droite de l’écran. Cliquer ensuite sur Drive pour accéder à l’interface et au contenu de votre espace : vous pouvez alors gérer des dossiers et fichiers sur les serveurs de Google de la même manière que sur un disque dur local (sur l’explorateur de fichiers par exemple).

Sur un smartphone sous Android, Drive se trouve en général dans un groupe avec les autres applications Google. Sinon il vous suffit de télécharger l’application à partir de Google Play.

Conseil : Google Drive fonctionne sur tous les navigateurs courants mais il est préférable d’utiliser Chrome pour bénéficier de toutes les extensions proposées par Google.

Créer et organiser vos fichiers dans Google Drive

Google vous donne la possibilité de stocker au total jusqu’à 15Go de fichiers gratuitement (en incluant les photos et les fichiers de votre boîte e-mail).

Un clic droit n’importe où sur l’interface en dehors d’un fichier, ou un clic sur le bouton « + Nouveau » donne accès aux options courantes de création ou d’import de dossiers et fichiers.

Cliquez sur Nouveau, puis choisissez Nouveau dossier

Créez par exemple un nouveau dossier « Banque » :

Donnez-lui ensuite un nom

Créer de nouveaux documents Google Drive

Traitement de texte, tableur, présentation : Google propose en ligne toutes les applications bureautiques standard et même davantage.

Toujours par le clic droit, la partie inférieure du menu contextuel liste les applications Google. Cliquer sur « Plus » pour accéder aux créations de formulaires, de dessins, de cartes personnalisées, de sites web, etc.

On retrouve dans les applications bureautiques de Google toutes les fonctions de base des logiciels classiques. Si vous avez l’habitude d’utiliser Word ou Excel par exemple, vous ne serez pas dépaysé par Google Docs ou Google Sheets !

Exemple de création d’un fichier Google Docs

Astuce – Pour gagner du temps, créez votre document à partir d’un modèle. Ils sont nombreux et variés : CV, lettres, recettes, brochures… Ainsi vous n’aurez pas à vous soucier de la mise en page tout en présentant un document très « pro » !

Basez-vous sur un modèle existant pour créer de jolis documents !

Le document s’ouvre dans un nouvel onglet, vous pouvez alors le modifier à votre guise.

  • Ne cherchez pas le bouton « enregistrer  », la sauvegarde est automatique.
  • Renommez simplement votre fichier en cliquant sur son nom en haut de la page.
  • Un clic sur l’étoile permet d’activer le suivi, c’est à dire d’ajouter le fichier à vos favoris, dans le répertoire « suivis » pour le retrouver plus rapidement.

Il n’y a pas de fonction « quitter » dans le menu Fichier, car fermer un fichier sur Google Drive ne pose pas de problème : il suffit de fermer l’onglet de votre navigateur !

Pour renommer votre fichier, c’est en haut !

Pensez à actualiser la page quand vous retournez sur l’onglet de votre Drive afin de voir les modifications apportées depuis son ouverture, telles que des déplacements ou des créations de fichiers.

Déplacer un fichier

Vous pouvez déplacer un fichier même s’il est en cours d’édition en cliquant sur le menu Fichier > Déplacer vers… ou directement en haut de votre page sur la petite icône représentant un dossier.

Déplacer un fichier dans Google Drive

De retour sur la page principale, le déplacement peut s’effectuer par un clic droit sur le fichier à déplacer, mais le plus intuitif est de le glisser-déposer d’un dossier à l’autre.

Importer des fichiers ou dossiers

Sur Google Drive vous pouvez créer vos dossiers et sous-dossiers, et les organiser en arborescence aussi simplement que dans l’explorateur Windows.

Votre dossier Google Drive s’organise comme vous le voulez !

Vous pouvez aussi importer des fichiers et même des dossiers complets à partir de tous vos appareils (PC, smartphone ou tablette), en cliquant sur les boutons “importer” ou par simple glisser-déposer (ici sur PC, en ouvrant côte à côte la fenêtre de votre explorateur et celle de votre Drive).

Glissez votre fichier, déposez-le dans drive, et il sera importé en ligne !

Mais l’opération inverse n’est pas réalisable : pour récupérer un fichier de Google Drive vers votre ordinateur, vous devrez le télécharger par un clic droit sur le fichier.

Télécharger un fichier vers votre ordinateur

Fichiers compatibles

Les formats de fichiers importables et éditables sur Google Drive sont variés, ce ne sont pas nécessairement des fichiers créés avec des applications Google : documents Microsoft Office, Open Office, fichiers pdf, archives zip, images… et même des fichiers audios ou vidéos.

A noter : les photos et vidéos importées sont visibles dans Google Photos (qui permet la création d’albums, de montages ou d’animations).

Théoriquement tous ces fichiers peuvent être ouverts et lus dans Drive, mais il se peut que certaines applications soient manquantes. Si vous obtenez un message d’erreur, téléchargez l’application par défaut proposée par Google ou choisissez d’associer d’autres applications.

Partager vos fichiers créés sur Google Drive

C’est sans conteste la fonctionnalité phare de la solution de Google : elle simplifie le travail collaboratif en permettant un accès en simultané par plusieurs utilisateurs aux mêmes fichiers.

Une liste de course à compléter ? Un projet de voyage avec des amis ? Partagez vos documents et suivez précisément les commentaires ou modifications de chacun.

Attention – Vous pouvez également partager un dossier complet, mais notez que tous les fichiers que vous ajouterez ensuite dans ce dossier seront également partagés de la même façon.

Les différents niveaux d’accès

Par défaut, les documents que vous créez sont réservés à votre usage exclusif. L’option de partage vous permet d’octroyer plus ou moins de droits sur un fichier.

Il existe 4 niveaux d’accès :

  • Propriétaire (donc vous, qui avez tous les droits !) ;
  • Modification : vos contacts peuvent modifier votre fichier, c’est l’option de partage proposée par défaut (symbolisée par le stylet) ;
  • Commentaires : vos contacts peuvent ajouter des annotations (la bulle de texte) mais pas modifier le contenu du fichier ;
  • Lecture : ils accèdent uniquement en consultation (l’œil)

Un clic droit sur le fichier à partager ouvre le menu contextuel, cliquer sur « Partager ».

Partager un document avec vos amis, collègues de bureau, c’est très facile !

Sur la fenêtre qui s’ouvre alors, il est fortement recommandé d’accéder aux paramètres de partage avancés pour garder la maîtrise des droits que vous accordez.

Cliquez sur le petit bouton « Avancé » pour accéder aux paramètres

Cliquez ensuite sur Modifier pour choisir qui a accès au document :

Choisissez ensuite les différentes options

Lorsque vous partagez des fichiers avec des utilisateurs, ils reçoivent une notification de votre part sur leur boîte mails ou leur smartphone, et les fichiers concernés sont importés sur leur Drive. En cas de fichier volumineux, c’est plus rapide qu’un envoi par e-mail !

Activer le partage de lien

Si certains de vos contacts ne disposent pas d’un compte Gmail, il pourra être utile d’activer le partage de lien : il suffira alors de copier / coller le lien dans un mail pour donner l’accès. Cliquez sur « modifier » (voir sur la capture précédente), puis choisissez la 2e option.

C’est la méthode la plus facile pour partager un document

Le niveau de partage est visible sur chaque fichier en cours d’édition (bouton bleu en haut à droite), un cadenas indique que votre document n’est pas partagé.

Les icônes vous donnent une bonne indication du type de partage

Une fois le partage activé, vos contacts seront représentés par des pastilles de couleurs différentes, vous pourrez suivre instantanément les modifications et commentaires de chacun, valider les suggestions et même chatter !

Retrouvez les fichiers que d’autres utilisateurs ont partagé avec vous dans votre tableau de bord – rubrique « partagés avec moi ».

Retrouvez facilement les documents partagés avec vous depuis ce dossier !

Si vous avez suivi ce tutoriel jusqu’au bout, vous êtes maintenant à même d’utiliser Google Drive, et les fonctions de partage de fichiers !

Une autre fonction intéressante proposée par Google est la possibilité de sauvegarder et synchroniser des fichiers de votre ordinateur vers le cloud. Si vous souhaitez un tutoriel sur cette fonction, laissez-moi un commentaire !

Tutoriel écrit par Isabelle Clément

Je m'appelle Isabelle, j'habite la région parisienne, et je travaille pour une coopérative où j'exerce des fonctions de support et de chargée de projet informatique. Je me spécialise actuellement en rédaction web et SEO. Je pratique le ski et la plongée sous-marine, et j'apprécie les grands espaces et les voyages au bout du monde.

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