11. Documents PDF

Savoir comment créer, modifier ou encore personnaliser des documents PDF est un atout considérable pour gagner du temps sur un ordinateur.

Tout d’abord, il est important de comprendre ce qu’est le format .pdf et quelle est son utilité.

• Langue :
• Genre :
• Niveau : modéré

Format
Définition

Le format désigne la nature d’un document informatique et permet d’identifier le logiciel nécessaire à sa lecture. Chaque fichier porte une extension en 3 lettres en général et indiquant le format. Ex : MP3 pour les musiques, JPG pour les images et PDF pour les documents.

1. Créer un document sous le format .pdf

Comme expliqué précédemment, le format .pdf est une méthode d’enregistrement qui va permettre de figer votre fichier afin que vos destinataires ne puissent, à priori, pas le modifier. C’est d’ailleurs le format des documents qui vous sont transmis par les différentes administrations. À ce titre, tous les documents voués à l’impression, notamment les documents crées à partir de logiciels de bureautique, sont censés êtres enregistrables en .pdf.

Pour commencer, il vous suffit de produire un document à partir d’un logiciel de traitement de texte tel que Word de la suite Microsoft Office ou Writer, de la suite LibreOffice. On verra ensuite comment convertir un document word en PDF.

1.1 Avec Word

Sur Word, tapez votre texte, mettez-le en forme puis rendez-vous dans l’onglet Fichier :

Sélectionnez l’option Exporter et cliquez sur Créer PDF :

Enregistrez ensuite le document à l’emplacement de votre choix :

1.2 Avec Writer

Sur Writer, c’est encore plus simple ! Il vous suffit de cliquer sur le bouton d’exportation en .pdf :

De là, il ne vous reste plus qu’à procéder à la publication comme avec Word !

Ces manipulations sont les mêmes pour les tableurs (Excel et Calc) ainsi que les logiciels de présentation (Powerpoint et Impress), vous n’aurez donc aucun mal à enregistrer tous vos documents au format .pdf à l’avenir.

2. Remplir un document .pdf avec Adobe Acrobat Reader

À l’inverse, il peut vous arriver de recevoir un document enregistré en .pdf et d’avoir besoin de le remplir, le signer ou le modifier. Nous avons vu qu’il n’était, logiquement, pas prévu de pouvoir modifier un document en .pdf mais vous pouvez néanmoins le remplir facilement pour gagner du temps.

Pour cela, vous aurez besoin du logiciel Adobe Acrobat Reader. Si vous ne l’avez pas déjà, vous pouvez le télécharger ici :

Télécharger Adobe Acrobat Reader

Vous remarquerez une version gratuite et une payante. Pour la suite de notre tutoriel, la version gratuite sera tout à fait suffisante.

2.1 Le texte ou les éléments graphiques sur Adobe Acrobat Reader

Une fois le logiciel installé sur votre ordinateur, il ne vous reste plus qu’à ouvrir votre document .pdf en double cliquant dessus. Puis, en haut, dans la barre d’outils, cliquez sur le stylo plume :

Une série d’outils apparaît :

En cliquant sur la première icône, vous pouvez placer votre curseur où vous le souhaitez sur le document pour écrire du texte :

La seconde icône vous permet de cocher, par exemple un document qui contient des cases ou un formulaire à remplir :

Vous pouvez opter pour l’encoche afin de remplir une case si vous préférez :

La forme ovoïdale vous permet d’encadrer une partie du texte du document :

Tandis que le trait vous permet de souligner votre texte :

Et sans surprise, le point…fait des points !

2.2 La signature et le paraphe sur Adobe Acrobat Reader

En plus de ces outils pratiques vous pouvez facilement apposer votre signature sur vos documents. Pour cela vous devrez enregistrer l’image de votre signature dans votre ordinateur au préalable. Puis, cliquez sur Signer :

Puis cliquez sur le petit + :

Vous pouvez taper votre signature au clavier et modifier le style à votre convenance pour la rendre plus manuscrite. Si vous préférez, vous pouvez la tracer à la souris (mais c’est un peu plus compliqué). Enfin, vous pouvez aller charger l’image de votre signature enregistrée dans votre ordinateur.

Quel que soit votre choix, pensez bien à cliquer sur Appliquer une fois terminé. Vous pourrez alors apposer votre signature où bon vous semble sur le document.

Le paraphe correspond à vos initiales et la méthode d’application est la même que pour la signature. Une fois votre signature et votre paraphe enregistrés, vous les retrouverez à chaque fois que vous ouvrirez un document .pdf :

Lorsque vous aurez apporté toutes les modifications à votre document .pdf, pensez à l’enregistrer afin de ne pas perdre ce que vous avez fait.

3. Modifier un document .pdf avec Ilovepdf

Vous avez besoin de changer le format d’un document .pdf ? Ou fusionner plusieurs .pdf afin de créer un seul fichier ? Voici un outil qui vous sera des plus utiles : Ilovepdf

Aller sur Ilovepdf

Ce site en grande partie gratuit vous propose de nombreux outils simples d’utilisation :

Commencez par choisir l’option de votre choix. Pour cet exemple j’ai choisi PDF en Word :

Vous pouvez utiliser la technique du glisser-déposer si vous souhaitez. Les icônes rouges sur le côté vous permettent également de sélectionner un document à partir de Google Drive ou Dropbox si vous avez des comptes utilisateurs correspondants.

Une fois votre document chargé, cliquez en bas à droite sur le bouton d’action :

Laissez faire le logiciel puis, quand il vous le propose, téléchargez votre nouveau document au format souhaité :

Et le tour est joué en quelques clics ! Désormais les fichiers au format .pdf n’auront plus de secrets pour vous. Vous verrez que la facilité des outils et le temps gagné seront un vrai plaisir !