1. Calculs automatisés avec Excel

Au lieu d’insérer des valeurs fixes dans un tableau, vous pouvez demander à Excel de faire de nombreux calculs à votre place. C’est très pratique et cela vous fera gagner du temps.

1.1 La barre de formules

Une fois une cellule sélectionnée, c’est dans la barre de formules que tout va se dérouler.

Barre de formule Excel

C’est dans cette barre que l’on indique la formule à calculer

C’est ici que l’on va pouvoir écrire des formules et faire appel à des fonctions mathématiques proposées par Excel.

1.2 Ma première formule Excel

Nous allons faire un premier calcul tout simple : une addition entre 2 cellules. Tout d’abord, nous allons indiquer 2 valeurs arbitraires dans 2 cellules :

valeurs dans des cellules

Nous avons écrit 2 valeurs arbitraires dans 2 cellules

Puis nous allons ensuite sélectionner la cellule vide suivante, qui accueillera le calcul et le résultat de l’addition, et placer notre curseur sur la barre de formules.

Voici un élément essentiel à retenir : tout calcul mathématique, pour être compris par Excel, doit commencer par le signe = (égal).

Attention

Attention :
Il est impératif de mettre le signe égal (=) pour demander à Excel de faire un calcul !

On peut ensuite écrire une formule mathématique comme = 2 + 2 et on obtiendra 4. Mais cela a peu d’intérêt. A la place on va demander de récupérer la valeur de nos 2 cellules.

Commencez la formule par le signe =, comme on vient de le voir, puis sélectionnez la première cellule, elle prendra une couleur, ajoutez un +, puis sélectionnez la deuxième cellule. Notre formule ressemble à ça =B2+C2 : On demande donc de calculer la somme de B2 et C2.

Une formule Excel simple

Addition de la valeur de B2 (en bleu) et de C2 (en orange). Le résultat est affiché en D2

Validez en appuyant sur la touche Entrée du clavier, le résultat ne se fait pas attendre !

Résultat du calcul Excel

Et voilà le résultat qui s’affiche !

Désormais, si je modifie l’une des 2 valeurs, le résultat est automatiquement recalculé ! Pratique non ?

Calcul dynamique Excel

Modifiez l’une des deux valeurs, le résultat se met à jour automatiquement

Et voilà, vous connaissez maintenant la technique de base pour réaliser des formules qui vont vous permettre d’automatiser des opérations et calculs. C’est un outil simple mais qui peut s’avérer très puissant, et vous faire gagner beaucoup de temps. Cette connaissance va beaucoup vous servir dans la vie de tous les jours ainsi qu’au travail !

Question

Question :
Comment savoir si une cellule affiche une valeur fixe ou le résultat d'une formule ?

Très bonne question ! Ce serait bête d’effacer le résultat d’une cellule en écrivant un nombre fixe alors que la case contenait une formule. Pour le savoir , sélectionnez la case en cliquant dessus et regardez la barre de formule :

La cellule contient une formule

Dans ce cas la cellule contient une formule, le résultat est donc calculé automatiquement

1.3 En reprenant le tableau du cours précédent

Nous allons maintenant voir ça sur un exemple concret !

En reprenant le tableau Tombola, nous allons vouloir maintenant ajouter une nouvelle ligne Totaux en bas du tableau :

Tableau ligne Totaux

L’ajout d’une ligne Totaux en bas du tableau

Pour la faire ressortir, on peut mettre la ligne en Gras et si vous le souhaitez appliquer une couleur de texte ou de fond. Avant de se lancer dans des calculs, il faut aussi remplir le tableau avec des valeurs fictives.

On va commencer par sélectionner la cellule à l’intersection de Totaux et Aaron, cliquez ensuite sur la barre de formule. On veut afficher la somme des ventes d’Aaron, tout type de ventes confondues. Excel propose une formule qui s’appelle Somme et permettant d’additionner toute une plage de cellule.

Pour trouver des formules cliquez sur l’icône F(x) à gauche de la barre de formule puis sélectionnez Somme.

Formules Excel

La liste des fonctions de calcul d’Excel

Sélectionnez ensuite la plage à calculer, dans cet exemple C5 à C9. Validez. La somme apparait !

Sélection des cellules

Sélection des cellules à additionner

On va pouvoir désormais appliquer le même calcul pour les autres personnes. Au lieu de s’embêter à retaper la formule, vous allez pouvoir étirer la case vers la droite en tirant le petit carré en bas de la cellule (comme on a vu au cours précédent).

Étendre la formule

En tirant le résultat vers la droite, on étend la formule aux autres personnes

Excel comprend qu’il doit adapter la formule aux autres colonnes (et pas rester sur la colonne C). Voilà le résultat :

Tableau complet avec les calculs

Excel a étendu la formule aux autres personnes !

Vous connaissez désormais la méthode pour créer des calculs et cela va beaucoup vous aider !

1.4 Les types d’opérations et formules possibles avec Excel

Il y a de nombreuses formules de calcul proposées par Excel, des plus simples aux plus complexes. On va en voir quelques unes :

Addition, soustraction, multiplication, division

Excel gère très bien toutes les opérations mathématiques standard. Comme on l’a vu précédemment, vous pouvez faire appel à la fonction SOMME() pour additionner plusieurs cellules en même temps.

Pour une multiplication utilisez le signe étoile : * et pour une division le signe slash : /

Moyennes et Pourcentages

Afin de pousser plus loin les études statistiques, Excel prend en charge les moyennes, pourcentages… La fonction MOYENNE() s’occupe de faire le calcul toute seule.

Mathématiques avancées

Et pour les mathématiciens, les fonctions de trigonométrie sont disponibles (sinus, cosinus…) ainsi que des fonctions pour calculer l’écart type d’une population…

Bref, Excel est outil de calcul et statistiques très puissant ! Mais rien n’empêche de l’utiliser, à notre niveau, pour des petits calculs simples !

2. Générer un graphique

Générer des données et des calculs, c’est une chose, mais parfois on a besoin d’avoir d’une vue plus simplifié des données importantes. C’est là qu’interviennent les graphiques ! Qu’ils soient en camembert, à barre… vous trouverez forcément votre bonheur pour mettre en avant les données importantes de vos tableaux.

Voici quelques exemples de graphiques Excel :

Graphiques Excel

Camembert, graphiques à bâton… Excel propose de nombreux types de graphiques

Pour insérer un graphique Excel, sélectionnez tout d’abord les cellules contenant les valeurs qui auront du sens pour le graphique. Dans le cadre de notre exemple nous allons sélectionner toutes les cellules de notre tableau à l’exception de la ligne des totaux.

Sélection des cellules du tableau

Sélectionnez toutes les valeurs du tableau à l’exception des totaux

Rendez-vous ensuite dans l’onglet Insertion du ruban, et cliquez sur le type de graphique que vous souhaitez. Un graphique à bâtons ou à secteurs (camembert) sont adaptés à la situation. Dans ce cas nous allons choisir le graphique à bâtons empilés.

Insertion d'un graphique recommandé

En cas de doute, Excel vous suggère des graphiques

Choisissez un graphique, ou laissez-vous inspirer par Graphiques recommandés. Vous pourrez avoir un aperçu et opter pour le graphique le plus parlant !

Et voilà le résultat :

Graphique généré à partir du tableau

Pour chaque produit vendu, on voit la part de vente de chacun des membres

Les graphiques sont générés avec une légende, afin de faciliter sa compréhension. Elle se trouve en bas du graphique. Vous pouvez également indiquer un titre en haut du graphique afin de lui donner un sens. Vous pouvez déplacer le graphique dans le document, et même l’agrandir en tirant les petites poignées présentes dans les angles.

Ce graphique nous montre des informations intéressantes :

Les cartons et les boissons ont le plus été vendus. On remarque que c’est François qui a le plus vendu de cartons de tombola (en jaune). Aaron a été le plus performant au niveau de la vente de boissons.

De nombreux types de graphiques sont disponibles, et adaptés chacun pour un cas précis. Il y a encore beaucoup à dire sur les graphiques, mais ce sera pour un prochain cours. D’ici là essayez, amusez-vous avec !

Parfois, on aimerait les résultats dans l’autre sens, c’est-à-dire qu’au lieu de voir les produits vendus, on voudrait plutôt voir les membres.

Excel permet de le faire facilement. Cliquez sur le graphique, puis dans le ruban, cliquez sur l’onglet Création. Trouvez le bouton Intervertir et cliquez dessus !

Intervertir les valeurs d'un graphique

Ce sont désormais les membres affichés en abscisse et non plus les produits

On voit donc maintenant les ventes par personnes, ce qui peut-être plus pratique pour analyser les résultats dans ce cas précis.

On voit désormais que ce sont François et Rémi qui ont fait les meilleurs ventes. François n’a pas vendu de Hot dog mais s’est concentré sur les cartons de tombola.

Un graphique peut dire énormément de choses !

Astuce

Astuce :
Vous pouvez également copier ce graphique et le coller dans un document Word ou PowerPoint !

3. Filtrer et trier un tableau

Je vais vous montrer une dernière fonctionnalité facile à mettre en place et très pratique : Les filtres et les tris d’un tableau.

Imaginons que nous ayons une liste des élèves avec leur moyenne du trimestre :

Tableau à filtrer

Les élèves d’une classe et leur note moyenne

Il serait pratique de pouvoir trier le tableau par ordre alphabétique afin d’avoir les élèves de A à Z, ou alors de les classer par note décroissante, afin d’établir un classement.

Sélectionnez les cellules de votre tableau , cliquez sur Filtrer et Trier, puis Filtrer.

Filtrer et Trier

Rendre votre tableau filtrable et triable

Des petites cases avec une flèche vont apparaitre sur les en-têtes de vos colonnes. Cliquez dessus afin de choisir une méthode de tri !

Tri par ordre décroissant

Trier les notes par ordre décroissant

Et voilà le résultat, les élèves sont classés par leur note moyenne :

Tableau trié par notes

le tableau commence par les meilleurs élèves

Et voilà pour Excel ! Il y a de nombreuses autres fonctions et possibilités pour ce logiciel qui peut être très complexe et accomplir beaucoup de besoins. Mais nous allons en rester là pour le moment, ces connaissances vous suffiront très largement pour une utilisation de tous les jours.

Je vous conseille de venir relire ces 3 cours dans quelques temps pour réviser chaque méthode afin de bien les assimiler. On va maintenant voir PowerPoint, qui s’avère beaucoup plus simple !

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