9. Excel – Calculs automatisés et graphiques

1. Calculs automatisés avec Excel

Au lieu d’insérer des valeurs fixes dans un tableau, vous pouvez demander à Excel de faire de nombreux calculs à votre place. C’est très pratique et cela vous fera gagner du temps.

1.1 La barre de formules

Une fois une cellule sélectionnée, c’est dans la barre de formules que tout va se dérouler.

C’est ici que l’on va pouvoir écrire des formules et faire appel à des fonctions mathématiques proposées par Excel.

1.2 Ma première formule Excel

Nous allons faire un premier calcul tout simple : une addition entre les valeurs de 2 cellules. Tout d’abord, nous allons indiquer 2 valeurs arbitraires dans n’importe quelle cellule  :

Puis nous allons ensuite sélectionner la cellule vide suivante, qui accueillera le calcul et le résultat de l’addition et placer notre curseur sur la barre de formules.

Voici un élément essentiel à retenir : tout calcul mathématique, pour être compris par Excel, doit commencer par le signe = (égal).

On peut ensuite écrire une formule mathématique comme = 2 + 2 et on obtiendra 4. Mais cela a peu d’intérêt. À la place on va demander de récupérer la valeur de nos 2 cellules.

Commencez la formule par le signe =, comme on vient de le voir, puis sélectionnez la première cellule, elle prendra une couleur, ajoutez un +, puis sélectionnez la deuxième cellule. Notre formule ressemble à ça =B2+C2 : On demande donc de calculer la somme de B2 et C2.

Validez en appuyant sur la touche Entrée du clavier, le résultat ne se fait pas attendre !

Désormais, si je modifie l’une des 2 valeurs, le résultat est automatiquement recalculé ! Pratique non ?

Et voilà, vous connaissez maintenant la technique de base pour réaliser des formules qui vont vous permettre d’automatiser des opérations et calculs. C’est un outil simple mais qui peut s’avérer très puissant et vous faire gagner beaucoup de temps. Cette connaissance va beaucoup vous servir dans la vie de tous les jours ainsi qu’au travail !

Très bonne question ! Ce serait bête d’effacer le résultat d’une cellule en écrivant un nombre fixe alors que la case contenait une formule. Pour le savoir , sélectionnez la case en cliquant dessus et regardez la barre de formule :

1.3 Ajoutons des calculs au tableau du cours précédent

Nous allons maintenant voir ça sur un exemple concret !

En reprenant le tableau Tombola, nous allons maintenant ajouter une nouvelle ligne Totaux en bas du tableau :

Pour la faire ressortir, on peut mettre la ligne en Gras et si vous le souhaitez appliquer une couleur de texte ou de fond. Avant de se lancer dans des calculs, il faut aussi remplir le tableau avec des valeurs fictives.

On va commencer par sélectionner la cellule à l’intersection de Totaux et Aaron, cliquez ensuite sur la barre de formule. On veut afficher la somme des ventes d’Aaron, tous types de ventes confondus. Excel propose une formule qui s’appelle Somme et qui permet d’additionner toute une plage de cellules.

Pour trouver des formules cliquez sur l’icône F(x) à gauche de la barre de formule puis sélectionnez Somme.

Sélectionnez ensuite la plage à calculer, dans cet exemple C5 à C9. Validez. La somme apparaît !

On va pouvoir désormais appliquer le même calcul pour les autres personnes. Au lieu de s’embêter à retaper la formule, vous allez pouvoir étirer la case vers la droite en tirant le petit carré en bas de la cellule (comme on l’a vu au cours précédent).

Excel comprend qu’il doit adapter la formule aux autres colonnes (et pas rester sur la colonne C). Voilà le résultat :

Vous connaissez désormais la méthode pour créer des calculs et cela va beaucoup vous aider !

1.4 Les types d’opérations et formules possibles avec Excel

2. Générer un graphique

Générer des données et des calculs, c’est une chose, mais parfois on a besoin d’avoir une vue simplifiée des données importantes. C’est là qu’interviennent les graphiques ! Qu’ils soient en camembert, à barre… vous trouverez forcément votre bonheur pour mettre en avant les données importantes de vos tableaux.

Voici quelques exemples de graphiques Excel :

Pour insérer un graphique Excel, sélectionnez tout d’abord les cellules contenant les valeurs qui auront du sens pour le graphique. Dans le cadre de notre exemple nous allons sélectionner toutes les cellules de notre tableau à l’exception de la ligne des totaux.

Rendez-vous ensuite dans l’onglet Insertion du ruban et cliquez sur le type de graphique que vous souhaitez afficher. Un graphique à bâtons ou à secteurs (camembert) sont adaptés à la situation. Dans ce cas nous allons choisir le graphique à bâtons empilés.

Choisissez un graphique, ou laissez-vous inspirer par la section Graphiques recommandés. Vous pourrez avoir un aperçu et opter pour le graphique le plus parlant !

Et voilà le résultat :

Les graphiques sont générés avec une légende, afin de faciliter sa compréhension. Elle se trouve en bas du graphique. Vous pouvez également indiquer un titre en haut du graphique afin de lui donner un sens. Vous pouvez déplacer le graphique dans le document et même l’agrandir en tirant les petites poignées présentes dans les angles.

Excel permet de le faire facilement. Cliquez sur le graphique puis dans le ruban, cliquez sur l’onglet Création. Trouvez le bouton Intervertir et cliquez dessus !

On voit donc maintenant les ventes par personne, ce qui peut être plus pratique pour analyser les résultats dans ce cas précis.

On voit désormais que ce sont François et Rémi qui ont fait les meilleurs ventes. François n’a pas vendu de Hot dog mais s’est concentré sur les cartons de tombola.

Un graphique peut dire énormément de choses !

3. Filtrer et trier un tableau

Je vais vous montrer une dernière fonctionnalité facile à mettre en place et très pratique : Les filtres et les tris d’un tableau.

Imaginons que nous ayons une liste des élèves avec leur moyenne du trimestre :

Il serait pratique de pouvoir trier le tableau par ordre alphabétique afin d’avoir les élèves de A à Z, ou alors de les classer par note décroissante afin d’établir un classement.

Sélectionnez les cellules de votre tableau. Cliquez sur Filtrer et Trier, puis Filtrer.

Des petites cases avec une flèche vont apparaître sur les en-têtes de vos colonnes. Cliquez dessus afin de choisir une méthode de tri !

Et voilà le résultat, les élèves sont classés par leur note moyenne :

Et voilà pour Excel ! Il y a de nombreuses autres fonctions et possibilités pour ce logiciel qui peut être très complexe et répondre à beaucoup de besoins. Mais nous allons en rester là pour le moment, ces connaissances vous suffiront très largement pour une utilisation de tous les jours.

Je vous conseille de venir relire ces 3 cours dans quelques temps pour réviser chaque méthode afin de bien les assimiler. On va maintenant voir PowerPoint, qui s’avère beaucoup plus simple !