Le publipostage permet d'envoyer en grand nombre un document personnalisé pour chaque destinataire : à partir d'un document type et d'une liste de destinataires, un logiciel comme Word peut personnaliser chaque document en commençant par exemple par "bonjour Mr X" en se basant sur la liste pour chaque document. Le publipostage permet un gain de temps considérable pour la création et la diffusion de documents.

Le publipostage est très utile pour les entreprises qui envoient un grand nombre de courriers identiques à leurs clients. Aujourd’hui, afin d’économiser du papier, on utilise plutôt des logiciels de newsletter (= lettre d’information) qui enverront le message par mail, plutôt que par papier et par la poste. C’est un gain en énergie et en budget conséquent.

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