Tutoriel

Les outils en ligne de Microsoft : Office Online et OneDrive

Si vous ne disposez pas du pack de logiciels Pack Office de Microsoft, ce n’est pas grave : avec une adresse e-mail de Microsoft, vous pouvez utiliser ces outils directement sur Internet.
Et si vous avez Windows 10 comme système d’exploitation, vous pouvez même profiter d’un dossier cloud pour retrouver vos documents où que vous soyez !
Découvrons ça sans plus tarder.

Les outils en ligne offrent la possibilité de travailler de n’importe quel appareil informatique (ordinateur, tablette ou smartphone) et de retrouver ses données où que l’on soit. La bureautique n’échappe pas à cette pratique bien utile et aujourd’hui, je vous présente les outils en ligne de Microsoft afin de vous permettre de produire vos documents de n’importe où, quel que soient les logiciels installés sur l’ordinateur.

1. Les logiciels de bureautique

1.1 Le principe des applications en ligne ou cloud

Pour commencer ce tutoriel, il est important de bien comprendre ce que sont les outils en ligne. Le principe est appelé cloud computing et son fonctionnement est basé sur le fait que vos documents ne sont plus enregistrés uniquement sur votre ordinateur mais directement sur les serveurs d’Internet :

  • Langue :
  • Genre :
  • Traduction : Dans les nuages
  • Niveau : débutant

Cloud computing
Définition

Le Cloud Computing, littéralement : l’informatique dans les nuages, est un concept qui commence à s’imposer : plutôt que d’installer un logiciel sur votre ordinateur, qui va prendre de la place, la tendance veut désormais que les choses se fassent en ligne, sans avoir besoin de télécharger. De cette manière on peut maintenant faire de la bureautique depuis Google docs sans installer quoi que ce soit sur l’ordinateur, un navigateur suffit !

En savoir plus sur Cloud computing

1.2 À chaque logiciel son propriétaire

Comme vous l’avez peut-être déjà lu dans ce cours sur les suites bureautiques, les logiciels de bureautique servent principalement à :

  • Faire du traitement de texte
  • Créer des tableurs
  • Faire des présentations

Chaque programme a son utilité propre et chaque grand groupe informatique a crée son propre logiciel dédié. Selon le système d’exploitation ou les outils bureautiques que vous utilisez, vous en connaissez certainement quelques-uns :

MicrosoftGoogleAppleLIbreOffice ou OpenOffice
Nom de la suiteOfficeGsuiteiWork
Traitement de texteWordDocsPageWriter
TableurExcelSheetsNumbersCalc
PrésentationPowerpointSlidesKeynoteImpress

Dans ce tutoriel, nous allons nous concentrer sur les outils de Microsoft Office et comment les utiliser directement à partir un navigateur.

1.3 La différence entre le Pack Office et Office Online

Le Pack Office de Microsoft est un regroupement de logiciels qui s’installe directement sur l’ordinateur. Mais ce pack est payant et pour des utilisations ponctuelles, il peut s’avérer peu rentable de l’acquérir.

Afin de palier cette difficulté et de vous permettre de produire vos documents Microsoft où que vous soyez, Office Online propose ses programmes en ligne, directement à partir de votre navigateur et une adresse e-mail Microsoft Ainsi, avant toute chose, il vous faut créer une adresse e-mail Microsoft.

Attention

Les programmes en ligne d’Office sont une version simplifiée des logiciels installables. Toutes les options ne sont pas disponibles mais pour une utilisation générale ils sont amplement suffisants.

2. Créer un compte Microsoft

Pour cela, rien de plus simple. Le procédé de création d’une adresse e-mail Microsoft est le même que pour créer une adresse e-mail Google.

Créer une adresse e-mail Microsoft

Renseignez les données requises en prenant le temps de lire les clauses de confidentialité. N’oubliez pas de renseigner un numéro de téléphone afin de vous aider à débloquer votre compte utilisateur en cas de besoin.

Créer un compte microsoft avec Outlook en choisissant parmi les terminologies proposées
Créez votre adresse e-mail selon vos envies

Suivez les différentes étapes pour finir par accéder à votre boîte de messagerie électronique Outlook :

Voici une fenêtre d'aperçu de la boîte de réception Outlook : les messages au centre et les dossiers à gauche

3. Les outils en ligne

Tout en haut à gauche de votre fenêtre de messagerie, vous remarquerez un regroupement en carré de 9 petits points, juste à côté du mot Outlook :

Les neuf points en haut à gauche de la fenêtre pour trouver les applications en ligne

En cliquant dessus, vous ferez apparaître un panneau vous présentant tous les outils en ligne que vous pouvez utiliser directement avec votre adresse de messagerie :

Voici les applications en ligne les plus utilisées

3.1 Word Online

C’est ainsi que vous pouvez retrouver l’application Word directement dans votre navigateur, que le logiciel soit installé sur votre ordinateur ou non. En cliquant sur l’icône de Word, vous êtes redirigé vers une page de création de document : comme pour le logiciel, cliquez sur Nouveau pour accéder directement à la création d’un nouveau document texte.

Un aperçu de l'écran de Word Online
Bien qu’épurée, l’interface de Word Online est très proche de la version logiciel

Astuce

Lorsque vous êtes en ligne, votre document s’enregistre automatiquement au fur et à mesure que vous le concevez. Il n’y a donc plus besoin de cliquer sur la disquette pour enregistrer régulièrement son document

Si vous le souhaitez, vous pouvez comparer les deux interfaces en consultant le cours sur la présentation de Word.

3.2 Excel Online

L’utilisation d’Excel est la même. Cliquez sur Excel dans la liste des applications présente en haut à gauche de votre fenêtre et créez un Nouveau Classeur :

Un aperçu de l'écran d'Excel Online
Parfait pour créer des documents de planning ou de compatibilité auxquels accéder facilement

Là aussi, si vous souhaitez comparer les deux interfaces, vous pouvez consulter le cours sur la présentation d’Excel.

3.3 Powerpoint Online

Tout comme les deux autres applications, Powerpoint n’est pas en reste. Lorsque vous cliquez sur son icône et créez une nouvelle présentation, vous êtes redirigé sur cette fenêtre :

Un aperçu d'écran de Powerpoint Online
Plus besoin d’une clé USB pour présenter vos projets où que vous soyez

Retrouvez le cours pour apprendre à vous servir de Powerpoint ici.

3.4 Les autres applications

Nous venons de présenter les trois applications phares de la bureautique mais Microsoft propose d’autres applications qui peuvent vous servir, notamment :

  • Skype : dont nous avons déjà pu voir l’utilisation ici
  • Forms : qui vous permet de créer des questionnaires de satisfactions, des sondages ou des QCM par exemple
  • OneNote : qui sert à la prise de note, notamment lors de réunions ou pendant les cours
  • Calendrier : qui vous sert d’agenda, que vous pouvez coupler avec vos contacts et votre messagerie Outlook si vous le souhaitez
  • OneDrive : c’est un dossier cloud vous permettant d’enregistrer tous les documents que vous produirez sur Office Online mais que vous pouvez également retrouver dans les dossiers de votre ordinateurs personnel.

4. OneDrive, le cloud de Microsoft

OneDrive est le dossier d’enregistrement de tous vos documents produits en ligne. Si vous disposez du système d’exploitation Windows 10, vous pouvez même le coupler à votre ordinateur pour enregistrer vos documents et fichiers directement dedans.

4.1 Sur le compte Microsoft

Dans les applications disponibles à partir d’Outlook, vous pouvez trouver l’application OneDrive. En cliquant dessus, vous retrouvez tous les documents que vous avez crée en ligne mais également tout ce que vous avez enregistré dans le dossier OneDrive de votre ordinateur :

Au centre, les dossiers et documents contenus dans OneDrive. A gauche, les différentes catégories de fichiers

4.2 Sur l’ordinateur Windows 10

Si votre système d’exploitation est Windows 10, vous pouvez renseigner votre compte de messagerie Outlook dans les Paramètres, puis Comptes et enfin E-mail et comptes. Renseignez toutes informations relatives à votre compte utilisateur puis pensez à synchroniser afin de lier vos données.

Le panneau des paramètres des comptes e-mail dans Windows 10

Vous pourrez alors voir apparaître un dossier OneDrive dans l’explorateur de fichiers de votre ordinateur :

Le dossier OneDrive apparaît dans l'explorateur de fichiers, à gauche, lorsque le compte utilisateur est configuré

Dorénavant, lorsque vous enregistrerez vos documents directement dans votre dossier OneDrive, vous pourrez les retrouver quel que soit l’ordinateur que vous utilisez.

Voilà pour la découverte des outils Microsoft en ligne. Bien que méconnus, ils sont très pratiques lorsque nous ne disposons pas des logiciels du Pack et que nous en avons besoin.

Tutoriel écrit par Stéphanie Dumas

Bonjour,
Je m'appelle Stéphanie, je suis conceptrice de sites web et formatrice informatique indépendante en Vendée. Je crée de super cours et tutoriels sur Xyoos depuis 2017, dans la joie et la bonne humeur ! Je suis passionnée de randonnée, fan de Roger Rabbit et mon collègue de travail préféré est un gros labrador jaune.

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