Tutoriel

Proposer des rendez-vous avec Framadate

Le logo de Framadate pour organiser des réunions

Il n’est pas toujours aisé de regrouper les acteurs d’une réunion pour caler un jour, une date ou un horaire où se retrouver. Framadate, issue des programmes libres et gratuits de Framasoft, est une solution rapide et efficace pour gagner un temps précieux lors de vos prises de rendez-vous.

1. La politique de Framasoft

Framasoft est une association d’éducation populaire. Ses contributeurs créent des outils numériques libres et gratuits afin de concurrencer les géants du web et lutter contre l’aspiration systématique de toutes les données personnelles.

  • Langue :
  • Genre :
  • Traduction : Open Source
  • Niveau : débutant

Logiciel libre
Définition

Lorsqu’un développeur créé un programme, il garde pour lui le code source qui le fait fonctionner. Mais s’il décide de le partager publiquement, afin que d’autres développeurs puissent venir contribuer au projet, on parle alors de logiciel libre. On retrouve par exemple l’initiative Linux qui regroupe des systèmes d’exploitation libres et gratuits tels que Ubuntu, mais aussi la suite Libre Office qui concurrence gratuitement Microsoft Office ou encore le navigateur Firefox, principal concurrent d’Internet Explorer (de Microsoft).

En savoir plus sur Logiciel libre

Parmi les outils proposés par Framasoft, vous pouvez retrouver Framaforms, similaire à Google Forms, Framacalc qui est une alternative à Excel de Microsoft ou encore Framadrop, qui fait écho à WeTransfer dont vous pouvez retrouver le tutoriel ici.

Découvrez les outils Framasoft

L’application que je vais vous présenter aujourd’hui se nomme Framadate et sert d’alternative à Doodle que certains utilisent peut-être déjà pour organiser des prises de rendez-vous.

Découvrez Framadate

2. Créer un formulaire de réunion

Lorsque vous arrivez sur Framadate, vous avez le choix entre deux options : soit vous créez un sondage date, soit un sondage classique. Pour organiser une réunion ou un rendez-vous, cliquez sur Créer un sondage spécial date.

L'aperçu de la prise de rendez-vous sur Framadate
Vous avez même un aperçu de ce que peut donner une sondage date

2.1 Renseignez vos informations et la raison de la réunion

La création d’une demande de réunion se fait en 3 étapes très simples. La première consiste à renseigner la raison de votre sondage :

Première étape de la création de réunion : remplir les renseignements relatifs au rendez-vous

Votre adresse e-mail servira à ce que vous puissiez être informé des réponses de vos sondés. Quant à votre nom, il permet aux autres participants de savoir qui est l’instigateur de la demande.

2.2 Suggérez des créneaux de réunion

Là encore, la manipulation est d’une simplicité enfantine. Renseignez les dates et heures que vous pouvez proposer à vos sondés et cliquez sur Continuer :

Proposition des dates et horaires de réunion

2.3 Vérifications des informations

Vous êtes redirigé vers une page de confirmation qui vous invite à vérifier les suggestions que vous proposez à vos sondés :

Vérification des informations transmise avec Framadate

Lorsque vous êtes satisfait des dates, vous n’avez plus qu’à cliquer sur Créer le sondage.

3. Partager un formulaire de réunion

À cette étape de votre proposition de réunion, vous recevez deux e-mails directement dans votre boîte de messagerie électronique :

Aperçu des mails de confirmation et de partage du Framadate
Voici un aperçu des mails reçus

Le premier e-mail vous permet, au besoin, de retourner faire des modifications sur votre formulaire et le second mail, de diffuser votre sondage pour récolter les avis souhaités.

Modifier le Framadate et visualiser les réponses des sondés

Une fois votre sondage créé, vous n’avez plus qu’à copier le lien public et le coller dans un e-mail que vous enverrez à toutes les personnes concernées par la demande de rendez-vous.

4. Consulter les réponses

Lorsque les sondés de votre formulaire ont donné leur réponse, il vous suffit simplement de consulter la date qui semble offrir le plus de disponibilités à chacun :

L'aperçu des résultats du sondage réalisé sur Framadate
Framadate vous suggère le ou les créneaux ayant reçu le plus de validations

C’est aussi simple que ça ! Une fois votre sondage terminé, vous pouvez le supprimer ou le laisser expirer tout seul.

Framadate est un excellent outil pour proposer rapidement et simplement des prises de rendez-vous. Les participants peuvent répondre dès qu’ils en ont le temps et vous donner en quelques clics leurs disponibilités. Tout le monde peut voir les réponses de chacun et adapter au mieux son agenda et ce, quel que soit le nombre de sondés. À vos plannings !

Tutoriel écrit par Stéphanie Dumas

Bonjour,
Je m'appelle Stéphanie, je suis conceptrice de sites web et formatrice informatique indépendante en Vendée. Je crée de super cours et tutoriels sur Xyoos depuis 2017, dans la joie et la bonne humeur ! Je suis passionnée de randonnée, fan de Roger Rabbit et mon collègue de travail préféré est un gros labrador jaune.

Devenez vous aussi rédacteur !

Nous recherchons des rédacteurs bénévoles pour écrire des articles !
Gagnez en visibilité tout en écrivant autour de sujets qui vous passionnent.

En savoir plus