Tutoriel
Assurer la compatibilité des documents réalisés sur Microsoft Office et OpenOffice
Ne perdez plus vos documents lorsque vous passez d’un logiciel de bureautique à un autre. Voici quelques astuces pour assurer une large compatibilité de vos documents textes, tableurs et présentations.
Les logiciels de bureautique sont des outils incontournables lorsqu’on débute en informatique. Ils sont souvent regroupés en « packs » qui incluent généralement au moins un logiciel de traitement de texte, un tableur ainsi qu’un logiciel de présentation. Le plus utilisé est le pack Microsoft Office qui propose, entre autre, OfficeWord (traitement de texte), OfficeExcel (tableur-grapheur) et OfficePowerpoint (présentation)
L’arrivée des logiciels libres a permis au pack OpenOffice de voir le jour. Sa conception est similaire à Microsoft Office et offre une base de travail très proche des logiciels déjà cités. Il inclue Writer (traitement de texte), Calc (tableur) et Impress (présentation).
Face à la multiplication des interfaces bureautiques certains problèmes de compatibilité entre les logiciels peuvent empêcher la fluidité de traitement de vos documents d’un logiciel à un autre. Ainsi il arrive fréquemment qu’un document réalisé sur Writer ne puisse être lu par Word et vice versa.
Afin de palier à cela, il existe plusieurs astuces :
Veillez à votre police
De nombreuses polices sont disponibles dans les logiciels de traitement de texte. Celles proposées dans les différents packs sont bien souvent les mêmes. En revanche certaines polices (issues de versions très récentes des logiciels ou bien ajoutées manuellement après obtention du pack) peuvent ne pas figurer dans les autres traitements de texte.
La liste suivante est non exhaustive mais elle vous propose une gamme de polices compatibles avec une très grande majorité de logiciels :
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Enregistrez vos documents dans un format compatible
Le format (ou extension) de votre document va vous permettre de définir son ouverture et sa possible modification par les logiciels désirés
- Si vous souhaitez diffuser un document et qu’il ne soit pas modifiable par un tiers, vous pouvez l’enregistrer en .pdf Ce format permet de figer votre document et respectera les polices et mises en page que vous avez définis. Il est d’ailleurs recommandé d’envoyer des documents administratifs à ce format afin d’être tout à fait sûr que le destinataire puisse en lire le contenu.
- Si vous travaillez sur un document texte que vous souhaitez modifier par la suite, quelque soit le logiciel utilisé, il est recommandé d’enregistrer le document au format .doc
Il s’agit du format utilisé dans les premières versions de Word sur lesquels beaucoup de logiciels libres ont basé leur compatibilité. Même s’il est possible que ce format ne soit plus utilisé d’ici quelques années, il est actuellement celui qui permet la plus grande compatibilité des logiciels de traitement de texte.
- Si vous utilisez un tableur, il est conseillé de l’enregistrer en .xls
- Quant aux documents de présentation, le format à utiliser est le .ppt
Attention
Depuis la version Word 2007, les documents s’enregistrent automatiquement en .docx, .xlsx ou .pptx<br>Ce format n’est pas lu par tous les logiciels et risque de créer des soucis de mise en page. Il est facile de ne pas faire attention à ce petit « x ». Soyez donc vigilant et pensez à toujours changer le format de votre document en .doc, .xls ou .ppt
Pour enregistrer un document au format souhaité :
« Fichier » (en haut à gauche de votre logiciel) puis « Enregistrer sous »
Ce chemin vous permet d’accéder à l’arborescence de votre ordinateur. Vous pouvez ainsi nommer, situer et donner un nouveau format au document sur lequel vous travaillez.
En cliquant sur « Document Word 97-2003 » votre document prendra automatiquement l’extension .doc Word vous donne la possibilité d’enregistrer vos documents directement en .pdf
Astuce
Choisissez un titre pertinent pour votre document et vérifiez bien le chemin d’emplacement pour le retrouver plus tard. Vous gagnerez un temps précieux et éviterez d’encombrer votre ordinateur en créant des doublons.
Sur OpenOffice, vous devrez faire « Fichier » puis « Exporter comme PDF »
Veillez à valider votre enregistrement une fois le format choisi. Vous pourrez alors mettre le document sur une clé USB ou vous l’envoyer par mail et le modifier sur la plupart des logiciels de bureautique.
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2 Commentaires
Bonjour,
Des fichiers Excell 2007 seront-ils compatibles avec Open Office ?
Open Office est-il compatible avec Windows 7 ?
D’avance merci pour votre réponse.
Bonjour Pierre,
Les vieilles versions Excel et OpenOffice (qui est maintenant de moins bonne qualité que LibreOffice) montrent peu de comptabilité entre elles.
Cependant, tout dépend du format que vous donnez à votre document. Un document .xls sera comptatible (donc lisible) mais de nombreuses fonctionnalités ne seront peut-être pas prises en compte.
OpenOffice est compatible avec Windows7 mais notez que je vous déconseille TRES FORTEMENT d’utiliser Windows7, d’autant plus sur un ordinateur professionnel, car ce support n’est plus mis à jour depuis quelques années et peut présenter des failles de sécurité très importantes pour vos données.
Le conseil que je peux vous apporter :
– Utilisez un ordinateur qui fonctionne à minima sur Windows 10.
– Si vous souhaitez utiliser une version gratuite d’un pack de bureautique, vous pouvez utiliser LibreOffice, qui est plus ergonomique et mieux mis à jour qu’OpenOffice. Vous pouvez également utiliser WPS Office qui est un logiciel semi-gratuit (quelques fonctionnalités complémentaires ne sont pas accessibles si vous vous servez de la version gratuite mais rien n’empêche de l’utiliser au quotidien pour créer des documents bureautique). L’avantage de ce dernier est la grande compatibilité des formats et l’ergonomie très similaire à Microsoft Office.
J’espère avoir répondu à votre question 🙂