Tutoriel

Assurer la compatibilité des documents réalisés sur Microsoft Office et OpenOffice

Ne perdez plus vos documents lorsque vous passez d’un logiciel de bureautique à un autre. Voici quelques astuces pour assurer une large compatibilité de vos documents textes, tableurs et présentations.

Les logiciels de bureautique sont des outils incontournables lorsqu’on débute en informatique. Ils sont souvent regroupés en « packs » qui incluent généralement au moins un logiciel de traitement de texte, un tableur ainsi qu’un logiciel de présentation. Le plus utilisé est le pack Microsoft Office qui propose, entre autre, OfficeWord (traitement de texte), OfficeExcel (tableur-grapheur) et OfficePowerpoint (présentation)

L’arrivée des logiciels libres a permis au pack OpenOffice de voir le jour. Sa conception est similaire à Microsoft Office et offre une base de travail très proche des logiciels déjà cités. Il inclue Writer (traitement de texte), Calc (tableur) et Impress (présentation).

Face à la multiplication des interfaces bureautiques certains problèmes de compatibilité entre les logiciels peuvent empêcher la fluidité de traitement de vos documents d’un logiciel à un autre. Ainsi il arrive fréquemment qu’un document réalisé sur Writer ne puisse être lu par Word et vice versa.

Afin de palier à cela, il existe plusieurs astuces :

Veillez à votre police

De nombreuses polices sont disponibles dans les logiciels de traitement de texte. Celles proposées dans les différents packs sont bien souvent les mêmes. En revanche certaines polices (issues de versions très récentes des logiciels ou bien ajoutées manuellement après obtention du pack) peuvent ne pas figurer dans les autres traitements de texte.

La liste suivante est non exhaustive mais elle vous propose une gamme de polices compatibles avec une très grande majorité de logiciels :

Voici un exemple de polices que vous pouvez utiliser

Enregistrez vos documents dans un format compatible

Le format (ou extension) de votre document va vous permettre de définir son ouverture et sa possible modification par les logiciels désirés

  • Si vous souhaitez diffuser un document et qu’il ne soit pas modifiable par un tiers, vous pouvez l’enregistrer en .pdf Ce format permet de figer votre document et respectera les polices et mises en page que vous avez définis. Il est d’ailleurs recommandé d’envoyer des documents administratifs à ce format afin d’être tout à fait sûr que le destinataire puisse en lire le contenu.
  • Si vous travaillez sur un document texte que vous souhaitez modifier par la suite, quelque soit le logiciel utilisé, il est recommandé d’enregistrer le document au format .doc

Il s’agit du format utilisé dans les premières versions de Word sur lesquels beaucoup de logiciels libres ont basé leur compatibilité. Même s’il est possible que ce format ne soit plus utilisé d’ici quelques années, il est actuellement celui qui permet la plus grande compatibilité des logiciels de traitement de texte.

  • Si vous utilisez un tableur, il est conseillé de l’enregistrer en .xls
  • Quant aux documents de présentation, le format à utiliser est le .ppt
Attention

Attention :
Depuis la version Word 2007, les documents s'enregistrent automatiquement en .docx, .xlsx ou .pptx
Ce format n'est pas lu par tous les logiciels et risque de créer des soucis de mise en page. Il est facile de ne pas faire attention à ce petit "x". Soyez donc vigilant et pensez à toujours changer le format de votre document en .doc, .xls ou .ppt

Pour enregistrer un document au format souhaité :

« Fichier » (en haut à gauche de votre logiciel) puis « Enregistrer sous »

Ce chemin vous permet d’accéder à l’arborescence de votre ordinateur. Vous pouvez ainsi nommer, situer et donner un nouveau format au document sur lequel vous travaillez.

En cliquant sur « Document Word 97-2003 » votre document prendra automatiquement l’extension .doc Word vous donne la possibilité d’enregistrer vos documents directement en .pdf

Astuce

Astuce :
Choisissez un titre pertinent pour votre document et vérifiez bien le chemin d'emplacement pour le retrouver plus tard. Vous gagnerez un temps précieux et éviterez d'encombrer votre ordinateur en créant des doublons.

Sur OpenOffice, vous devrez faire « Fichier » puis « Exporter comme PDF »

Veillez à valider votre enregistrement une fois le format choisi. Vous pourrez alors mettre le document sur une clé USB ou vous l’envoyer par mail et le modifier sur la plupart des logiciels de bureautique.

Tutoriel écrit par Stéphanie Dumas

Bonjour à tous, je suis Stéphanie, j'ai la trentaine et je vis en Vendée. Bibliothécaire puis animatrice numérique en médiathèque, je suis désormais formatrice informatique à plein temps et rédactrice sur Xyoos.
Fan de yoga, de randonnée et de Roger Rabbit ;)

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